In maart 2025 vroeg het Amsterdams Fonds voor de Kunst (AFK) Emtio om een Europese aanbesteding voor te bereiden en te begeleiden voor de verdere ontwikkeling en hosting van het digitale subsidieaanvraag- en afhandelsysteem Mira.
Mira was op dat moment geen nog te selecteren standaardapplicatie. De ontwikkeling was eind 2023 al gestart en het platform ondersteunde een deel van de subsidieregelingen van het AFK. Vanaf 2025 moest Mira worden doorontwikkeld tot een toekomstbestendig platform voor de gehele subsidiecyclus: van het inrichten van subsidieregelingen en het indienen en behandelen van aanvragen tot besluitvorming, verantwoording, vaststelling, rapportage en evaluatie.
De aanbesteding had daarmee een wezenlijk ander karakter dan een reguliere pakketselectie. Het AFK zocht geen softwarepakket, maar een ontwikkelpartner en ontwikkelteam dat samen met het AFK een bestaand digitaal product verder kon ontwerpen, ontwikkelen, beheren en hosten.
Aanbesteden terwijl het ontwerp nog in ontwikkeling is
Een belangrijk vraagstuk bij de start was dat de gebruiksgerichte productvisie en het functioneel ontwerp van Mira nog niet gereed waren. Tegelijkertijd kon de verdere ontwikkeling niet langdurig worden stilgelegd in afwachting van een volledig uitgewerkte specificatie.
Emtio adviseerde daarom niet eerst alles technisch en functioneel dicht te schrijven. De aanbesteding werd juist zo ingericht dat een ontwikkelpartner kon worden geselecteerd die aantoonbaar in staat was om samen met het AFK het ontwerp verder uit te werken en dit vervolgens te realiseren.
De productvisie en het functioneel ontwerp vormden daarbij het inhoudelijke vertrekpunt. De ontwikkelpartner moest daarop feedback kunnen geven, het functioneel ontwerp verder kunnen concretiseren, een technisch ontwerp kunnen opstellen en vervolgens de doorontwikkeling uitvoeren. Voor concrete ontwikkelopdrachten kon daarna zoveel mogelijk met resultaatverplichtingen worden gewerkt.
Dit maakte het mogelijk om de aanbesteding tijdig te starten zonder te doen alsof alle toekomstige functionaliteit vooraf al volledig bekend was.
Niet alleen het bedrijf beoordelen, maar vooral het ontwikkelteam
Voor dit type opdracht is een goede bedrijfsreferentie alleen onvoldoende. Uiteindelijk bepalen de mensen die daadwerkelijk met het AFK gaan samenwerken in belangrijke mate het resultaat.
Emtio heeft daarom een gunningsmodel ontwikkeld waarin de kwaliteit van het aangeboden ontwikkelteam een centrale plaats kreeg. Eerst zijn de benodigde rollen en competenties beschreven. Daarbij is niet uitsluitend gekeken naar programmeerkennis, maar ook naar competenties die nodig zijn om een digitaal product samen met een opdrachtgever verder te ontwikkelen.
Het ging bijvoorbeeld om het kunnen:
- organiseren en aansturen van het ontwikkelproces
- samenwerken, aanpassen en leren
- maken van technische en architectuurkeuzes
- ontwikkelen en testen
- uitvoeren van businessanalyse
- vertalen van gebruikersbehoeften naar functionaliteit
- werken volgens een agile werkwijze
- documenteren en kennis overdragen
Het Beschrijvend Document bevatte hiervoor een afzonderlijk onderdeel ‘Kwaliteit van het aangeboden ontwikkelteam’, met rollen, competenties, een rolverdeling en een eigen cv-sjabloon.
Maatwerk-cv’s in plaats van standaard-cv’s
Emtio koos er bewust voor om aanbieders geen vrije cv’s te laten indienen. Voor de relevante competenties moesten de voorgestelde teamleden gebruikmaken van door Emtio opgestelde maatwerk-cv-sjablonen. Daarmee kon gericht worden uitgevraagd welke ervaring een teamlid had met precies die kennis en vaardigheden die voor Mira relevant waren.
De gedachte daarachter is eenvoudig: een cv van tien pagina’s kan indrukwekkend zijn, maar zegt niet automatisch iets over de geschiktheid voor deze specifieke opdracht. Door de cv’s rechtstreeks te koppelen aan de vooraf beschreven competenties werd de beoordeling gerichter en beter vergelijkbaar. Emtio had deze aanpak al in de aanbestedingsstrategie voorzien: de competenties moesten aantoonbaar binnen het aangeboden ontwikkelteam aanwezig zijn en voor een deel met de maatwerk-cv’s worden onderbouwd.
Aanbieders moesten bovendien aangeven welke teamleden voor welke competenties en rollen werden aangeboden. Daarmee werd niet alleen een organisatie geselecteerd, maar ook inzichtelijk gemaakt welk team daadwerkelijk verantwoordelijk zou zijn voor de uitvoering.
Een plan van aanpak voor de samenwerking en doorontwikkeling
Naast de individuele competenties van de teamleden moest ook duidelijk worden hoe het team de opdracht zou uitvoeren. Daarom maakte een Plan van Aanpak deel uit van de kwalitatieve beoordeling. Aanbieders moesten laten zien hoe zij de bestaande Mira-omgeving zouden overnemen en hoe zij samen met het AFK de volgende fase zouden aanpakken.
Daarbij kwamen onder andere aan de orde:
- samenwerking en governance
- uitwerking van productvisie en functioneel ontwerp
- technisch ontwerp
- agile/Scrum-werkwijze
- standaardisatie en hergebruik
- gebruikersgericht ontwerpen en testen
- documentatie en kennisoverdracht
- beheersing van scope, planning en risico’s
- onderhoud en doorontwikkeling
De uiteindelijke aanbieding liet goed zien waarom dit onderdeel relevant was. De aanpak kon hierdoor concreet worden beoordeeld op bijvoorbeeld governance, de rol van de Product Owner, sprintplanning, standaardisatie van subsidieprocessen en de vertaling van functioneel naar technisch ontwerp.
Open vragen waar onderscheid tussen aanbieders mogelijk was
Emtio heeft er daarnaast voor gekozen niet ieder aspect in minimumeisen vast te leggen. Voor onderwerpen waarop juist de deskundigheid en visie van de ontwikkelpartner relevant waren, werden open wensen gebruikt. Daarmee konden aanbieders onder andere laten zien hoe zij aankeken tegen open source, herbruikbaarheid, de samenwerking met het AFK en het versterken van het opdrachtgeverschap.
Dat paste bij de visie van het AFK. Mira moest niet leiden tot een nieuwe technische afhankelijkheid, maar juist zo worden ontwikkeld dat kennis, code en inrichting zoveel mogelijk overdraagbaar en herbruikbaar zouden zijn.
Open source was daarom niet alleen een technisch onderwerp, maar ook onderdeel van de wijze waarop naar duurzame publieke IT werd gekeken.
Ontwikkeling én hosting in één samenhangende beoordeling
De opdracht beperkte zich niet tot softwareontwikkeling. De geselecteerde ontwikkelpartner zou Mira ook moeten hosten en technisch beheren. Daarom bevatte het gunningsmodel afzonderlijke beoordelingsonderdelen voor infrastructuur en beheer.
Aanbieders moesten duidelijk maken hoe zij de test-, acceptatie- en productieomgeving zouden organiseren, hoe beveiliging, monitoring en back-up werden ingericht en hoe beschikbaarheid en incidentafhandeling zouden worden geborgd. Hiermee werd voorkomen dat pas na gunning duidelijk zou worden hoe de ontwikkelde software technisch geëxploiteerd kon worden.
Prijs passend bij een agile ontwikkelopdracht
Ook de prijsuitvraag moest aansluiten bij het karakter van de opdracht. Voor toekomstige ontwikkeling kon vooraf niet betrouwbaar één totaalprijs worden gevraagd: welke functionaliteiten in welke volgorde zouden worden ontwikkeld, zou mede afhankelijk zijn van de verdere productontwikkeling.
Daarom werden onder andere tarieven per onderscheiden rol uitgevraagd. Voor een objectieve prijsvergelijking werd daarbij met een gefingeerde inzet per rol gerekend. Daarnaast werden de eenmalige en periodieke kosten voor de ontwikkelstraat, hosting en beheer afzonderlijk uitgevraagd.
Zo konden aanbieders op prijs worden vergeleken zonder een schijnzekerheid te creëren over de precieze hoeveelheid ontwikkelwerk gedurende de gehele looptijd.
Van inschrijving naar verduidelijking en contractering
Na ontvangst en beoordeling van de inschrijvingen was de aanbesteding nog niet klaar.
Bij een ontwikkelopdracht als deze is het van belang dat een goede aanbieding ook daadwerkelijk leidt tot duidelijke en uitvoerbare afspraken. In de beoordeling ontstonden daarom aandachtspunten over onder andere capaciteit en achtervang van het team, UX-expertise, data-architectuur, rollen en verantwoordelijkheden, compliance, open source, hosting, exit en de SLA.
Deze onderwerpen zijn tijdens een verduidelijkingsgesprek verder besproken. De uitkomsten zijn vervolgens schriftelijk vastgelegd. Zo werd bijvoorbeeld afgesproken dat de data-architectuur expliciet onderdeel zou worden van het functioneel ontwerp, dat Aiwos verantwoordelijkheid zou nemen voor het UX-traject en dat de overdraagbaarheid naar een andere Europese hostingomgeving onderdeel werd van de afspraken.
Ook de afspraken over SLA, monitoring en back-upbeleid zijn in deze fase verder geconcretiseerd.
Contracteren voor doorontwikkeling, niet voor één eindproduct
Emtio stelde voor het project een maatwerk raamovereenkomst op, in samenhang met de GIBIT2023. Die contractvorm sluit aan bij het karakter van Mira. De ontwikkeling stopt immers niet bij één oplevermoment. Gedurende de looptijd kunnen concrete opdrachten voor ontwikkeling en onderhoud via Nadere Overeenkomsten worden verstrekt. Daarbij kunnen scope, resultaat, planning en inzet per ontwikkelopdracht worden vastgelegd.
Bijzondere aandacht is besteed aan intellectuele eigendom, broncode en open source. Specifiek voor het AFK ontwikkelde resultaten kunnen aan het AFK toekomen en de overeenkomst voorziet tevens in de mogelijkheid om ontwikkelde resultaten als open source te publiceren. Daarmee werd niet alleen de initiële samenwerking geregeld, maar ook rekening gehouden met overdraagbaarheid en het voorkomen van onnodige leveranciersafhankelijkheid.
Resultaat
De Europese openbare aanbesteding is succesvol afgerond. De opdracht voor de verdere ontwikkeling, hosting en het beheer van Mira is in augustus 2025 gegund aan Aiwos B.V. uit Gouda.
De geselecteerde ontwikkelpartner werkt met het AFK verder aan een platform dat de volledige subsidiecyclus moet ondersteunen en waarbij standaardisatie, gebruiksvriendelijkheid, open source, toegankelijkheid en beheersbaarheid belangrijke uitgangspunten zijn.
Werkzaamheden Emtio
Emtio verzorgde onder andere:
- de aanbestedingsstrategie en inrichting van de Europese openbare procedure
- het structureren van de functionele en technische behoeftestelling
- het ontwerpen van het gunningsmodel
- het formuleren van rollen en competenties voor het ontwikkelteam
- het ontwikkelen van maatwerk-cv-sjablonen
- het uitvragen en beoordelen van het Plan van Aanpak, open wensen, infrastructuur en beheer
- het opstellen van het prijsmodel
- het opstellen van het Beschrijvend Document en de overige aanbestedingsdocumenten
- het begeleiden van de beoordeling, interviews/verduidelijking en verificatie
- het opstellen en afronden van de raamovereenkomst en contractdocumentatie
- de volledige procedurele en aanbestedingsrechtelijke begeleiding via TenderNed.
De werkzaamheden namens Emtio zijn uitgevoerd door Joop Schuilenburg, aanbestedings- en IT-jurist. Het oorspronkelijke aanbod voorzag zowel in de inhoudelijke voorbereiding en het opstellen van de documenten als in de volledige procesbegeleiding tot en met gunning en overdracht van het inkoopdossier.