In het voorjaar van 2021 werd Emtio door de gezamenlijke opdrachtgevers PO-Raad en VO-raad gevraagd een Europese aanbestedingsprocedure te begeleiden voor het ontwerp, de ontwikkeling en het beheer van een nieuw dataplatform.
Achtergrond van de opdracht
De PO-Raad en VO-raad opereren steeds meer gezamenlijk op de terreinen waar de uitgangspunten hetzelfde zijn of efficiency kan worden behaald door gezamenlijk te opereren. Beide organisaties ontwikkelen sinds meer dan tien jaar informatieproducten die het voor scholen en besturen mogelijk maken zich te verantwoorden over en sturing te geven aan de onderwijskwaliteit en het beleid. Zo ondersteunen beide Raden hun leden bij de invulling van hun wettelijke taken op basis van de Wet primair onderwijs, de Wet op de expertisecentra en de Wet voortgezet onderwijs.
De systemen
De Raden maken gebruik van centrale dataleveringen van OCW/DUO en de Inspectie van het Onderwijs (denk aan respectievelijk leerlingaantallen en het Inspectieoordeel), aangevuld door informatie van de scholen en schoolbesturen zelf.
De hoeveelheid informatie(producten) wordt steeds verder uitgebreid. De informatie is veelal ondergebracht in (publieke) websites, dashboards en beheeromgevingen, de ‘systemen’. De systemen worden gevoed door data van verschillende leveranciers en deze dataleveringen verschillen in format en omvang. Een groot deel van de inkomende data bevat geen persoonsgegevens, een deel van de bestanden bevat gepseudonimiseerde gegevens op leerlingniveau. Hiervoor zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen met moderne technieken en formele afspraken over de toegang tot deze gegevens.
De gebruikers
De gebruikers van de systemen zijn bestuurders, schoolleiders, beleidsmedewerkers, managers en andere onderwijsprofessionals uit het primair en voortgezet onderwijs, samen ongeveer 7.000 personen. Met behulp van de systemen kunnen gebruikers onder meer beleidsdocumenten samenstellen, denk aan schoolgidsen of jaarverslagen, maar ook hun cijfers analyseren. De systemen bieden ook (de)publiceermogelijkheden. En er kunnen gestandaardiseerde vragenlijsten worden uitgezet onder leerlingen, ouders en medewerkers.
Via de systemen worden websites ontsloten als www.scholenopdekaart.nl, www.primaironderwijsincijfers.nl en www.samenwerkingsverbandenopdekaart.nl. De Raden hebben met de schoolbesturen en samenwerkingsverbanden passend onderwijs een deelname-overeenkomst gesloten, aangevuld met gebruiksvoorwaarden voor individuele gebruikers van de systemen.
Zoals aangegeven groeit de informatiebehoefte en deze groei zal naar verwachting aanhouden. Met de groeiende informatiebehoefte wordt ook groei van het aantal gebruikers tot circa 10.000 verwacht.
Doelstellingen van het project
De Raden besloten een nieuw dataplatform te ontwikkelen waar de verschillende applicaties die gebruik maken van data op kunnen aansluiten, omdat:
- er sprake was van een verouderd huidig systeem (Microsoft stack, niet in de cloud);
- er sprake was van veranderende wensen van de gebruikers voor de systemen (meer interactiviteit, meer flexibiliteit om snel te reageren op de actualiteit, wens tot gebruik van het systeem ook voor data science);
- de wens bestond tot het creëren van een gestandaardiseerde oplossing, zodat de Raden zoveel mogelijk automatisch mee gaan met technische ontwikkelingen;
- de wens bestond om nieuwe bronsystemen eenvoudig met bijv. API’s te koppelen aan het dataplatform;
- de wens bestond dat het systeem eenvoudig, of zelfs geautomatiseerd, kan op- en afschalen in capaciteit indien dat nodig is bijv. wat betreft performance;
- de wens bestond tot geautomatiseerde datakwaliteitscontrole;
- de wens bestond tot eigen regie op de data en technische uitvoering;
- de wens bestond tot gebruik van dezelfde (data- en informatie)bronnen voor meerdere systemen (eenmalige opslag).
De Raden werkten samen met diverse leveranciers. De wens bestond om data-gedreven te werken en meer in eigen regie te ontwikkelen. Zo hadden de Raden voor één van de systemen Vensters (zie meer informatie op www.vensters.nl) een ontwikkelteam ingericht waarin een zevental ontwikkelaars en business analisten actief zijn voor het uitvoeren van nieuwe ontwikkelingen, onderhoud en beheer, en het ondersteunen (support) van gebruikers.
Het nieuwe dataplatform
Het nieuwe dataplatform moet een geïntegreerde toekomstgerichte oplossing in de cloud vormen, die voor de Raden de functionaliteiten van een datawarehouse, eventueel data lake, key vault en elementen van een Business Intelligence (BI) Platform combineert.
De data wordt in het datawarehouse opgeslagen in een object relationeel model. Het dataplatform bevat een historische laag, zodat de data met verschillende tijdsinvallen bekeken en gebruikt kan worden. Via een zogenaamde ‘Mijn-omgeving’, achter een inlog, wordt additioneel (decentrale) informatie van gebruikers opgehaald. Deze informatie wordt tevens verwerkt in het dataplatform. Door middel van een rollen-en-rechtenstructuur wordt bepaald welke gebruikers (intern/extern) tot welke applicatie toegang hebben. Het dataplatform is Microsoft Azure based.
De Raden maakten de strategische keuze om het ontwerp en de ontwikkeling van het dataplatform op basis van Azure te laten plaatsvinden. Azure, meer specifiek Azure SQL Database en Azure Data Factory, in combinatie met Snowflake worden ervaren als een laagdrempelige, schaalbare, relationele databaseservice met een relatief groot aanbod aan leveranciers/ontwikkelaars.
De Raden stelden tevens een (conceptueel) informatiemodel op waarin verschillende objecten en relaties de functionele plaats duiden waar databestanden binnen de datamodel kunnen worden geplaatst.
De aanpak die Emtio adviseerde
Tijdens de voorbereiding van de aanbesteding adviseerde Emtio een aanpak waarbij de bemensing van een ‘ontwikkelteam’ zou worden geselecteerd. Dit ontwikkelteam zou binnen de Raden onderdeel worden van het scrumteam, dat het nieuwe dataplatform gedurende een periode van tweeëneenhalf jaar diende te ontwikkelen en te implementeren. Via de aanbestedingsprocedure dienden de potentiële leveranciers de bemensing van het ontwikkelteam aan te bieden. De kwaliteit van het aangeboden ontwikkelteam werd beoordeeld aan de hand van in te dienen CV’s. Deze CV’s konden niet vormvrij worden ingediend maar dienden met behulp van een door Emtio opgesteld sjabloon te worden ingevuld.
Voor de uitvoering van de werkzaamheden werden twee rollen onderscheiden, te weten een technische rol (ontwerper/architect) en een ontwikkelrol (ontwikkelaar en beheerder).
Binnen de rollen zijn in totaal veertien competenties beschreven, die door middel van wegingsfactoren aan de rollen zijn verbonden. De ingediende CV’s dienden ‘op maat’ te worden beschreven in relatie tot zowel de rollen als de gestelde competenties.
Vanuit kwantitatief oogpunt werd gesteld dat de aangeboden teamleden minimaal één teamlid primair in een technische rol en drie teamleden primair in een ontwikkelrol dienden te worden aangeboden, en waarbij het ontwikkelteam een minimale omvang van drie fte a 1.620 per jaar diende te omvatten.
Ten behoeve van de beoordeling van de CV’s heeft Emtio een vijfpunts-scoremodel ontwikkeld waarbij per competentie de ‘aangetoonde effectieve ervaring’ kon worden beoordeeld.
Onderdeel van het beoordelingsmodel was tevens een interview met twee verschillende personen uit het per leverancier aangeboden ontwikkelteam. Omdat de aanbesteding via een openbare procedure werd doorlopen werden de interviews uit doelmatigheidsoverwegingen uitsluitend met de drie hoogst scorende aanbieders doorlopen. Voor de beoordeling van de interviews heeft Emtio eveneens een vijfpunts-scoremodel ontwikkeld.
De beoordeling op het aspect ‘prijs’ vond plaats op basis van het door Emtio ontwikkelde inschrijvingsmodel dat uitging van een te berekenen gemiddeld uurtarief, waarbij een fictieve tariefopslag voor overwerk- en weekendtarieven werd mee berekend.
Resultaat
De aanbesteding is door middel van een openbare aanbestedingsprocedure uitgevoerd en geheel binnen planning en budget doorlopen. De aanbesteding is succesvol afgerond met de gunning van de opdracht aan Sigma Data Consulting B.V.
Opdrachtverstrekking aan Emtio: eerste helft april 2021.
Oplevering ondertekeningsgerede overeenkomst en afronding aanbestedingsprocedure: tweede week augustus 2021.