Achtergrond
De situatie in 2019 was dat de gemeente Deventer meer dan 100.000 inwoners telde op een oppervlakte van 134 vierkante kilometer. De parkeertaken van de gemeente Deventer waren ondergebracht binnen het Programma Leefomgeving.
Het doel van dit programma was het creëren en onderhouden van een openbare ruimte die schoon, heel en veilig is. Daarnaast moest de openbare ruimte ook bijdragen aan een goede leefbaarheid, duurzaamheid en bereikbaarheid. Parkeren vormde hierin een belangrijk aspect.
Het parkeerbeleid
De programmamanager Leefomgeving stuurde op het realiseren van deze doelen binnen de gestelde randvoorwaarden. Ook borgde de programmamanager de afstemming met het bestuur.
Het parkeerbeleid werd vormgegeven door de beleidsadviseur Bereikbaarheid.
De uitvoering van het parkeerbeleid en het contractbeheer vielen onder de verantwoordelijkheid van de projectmedewerker parkeren.
Uitvoering van het parkeerbeleid
De gemeente Deventer kent op bepaalde locaties een vorm van parkeerregulering om de leefbaarheid, bereikbaarheid en economische vitaliteit van de stad te (waar)borgen.
Het parkeren van bewoners en bedrijven in deze gebieden wordt gefaciliteerd door de uitgifte van parkeerproducten in de vorm van vergunningen of ontheffingen.
De taken die behoorden bij de uitvoering van het parkeerbeleid werden binnen de gemeente door verschillende afdelingen en verbonden partijen uitgevoerd.
Voor de uitgifte en het beheer van de parkeerproducten waren onder andere de volgende teams en partijen betrokken:
- Het team Publiekscontacten voor het verlenen en beheren van de parkeerproducten.
- Het team Belastingen voor het opleggen van de aanslag voor onder andere de parkeerproducten. Dit gebeurde via een samenwerkingsverband met Deventer, Olst, Wijhe en Raalte (DOWR).
- Het team Financiële Administratie voor het verzorgen van de inning van de parkeergelden en de verantwoording hierover.
- Het team Toezicht en Handhaving voor het controleren op straat in hoeverre een voertuig een parkeerrecht heeft en volgens de voorwaarden parkeert.
- Het I-samenwerkingsverband tussen Deventer, Olst, Raalte en Wijhe (DOWR-I) voor het ondersteunen van de integrale informatievoorzieningsketen. Zij werden onder andere betrokken voor het applicatiebeheer en de koppelingen.
Noodzaak voor een nieuw parkeervergunningensysteem
De verstrekking van parkeerproducten gebeurde in de bestaande situatie met verouderde systemen. Daarnaast werd de huidige werkwijze gekenmerkt door veel (semi) handmatige en gefragmenteerde processen. Het proces was arbeidsintensief en kende een relatief grote kans op fouten.
Bovendien kon de burger bij een aanvraag via internet pas na enkele dagen over zijn parkeerproducten beschikken. Er ontstond daardoor een duidelijke noodzaak voor een nieuw parkeervergunningensysteem, inclusief bezoekersregeling.
De aanbesteding
De gemeente Deventer vroeg Emtio om de Europese aanbestedingsprocedure te begeleiden voor de selectie van een nieuw parkeervergunningsysteem. Emtio adviseerde de gemeente om niet te kiezen voor de klassieke aanpak met een programma van eisen, maar om een functionele insteek te kiezen bij het formuleren van de behoeftestelling.
Als eerste stap zijn de doelstellingen geformuleerd voor de opdracht die aan een leverancier van het nieuwe parkeervergunningensysteem zou worden verstrekt.
De doelstellingen van de opdracht:
- De borging van uitgifte van parkeerproducten.
- Het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening naar de burger en andere belanghebbenden, zodat het bijvoorbeeld mogelijk is om online 24 uur per dag en zeven dagen per week parkeerproducten aan te vragen, te wijzigen en op te zeggen.
- Het realiseren van een hoge mate van automatisering van de werkprocessen zodat de druk op de interne organisatie bij het verstrekken, muteren en jaarlijks verlengen van parkeerproducten afneemt. Dit kan onder andere gerealiseerd worden met behulp van goed op elkaar aangesloten systemen.
- Het verbeteren van de efficiëntie en transparantie van de werkprocessen om daarmee meer grip te houden op kwaliteit.
- Het verminderen van de foutmarge bij het verstrekken, muteren en verlengen van parkeerproducten.
Scope van de opdracht
Tot de scope van de opdracht behoorde ook:
- Het ter beschikking stellen van een cloudvoorziening
- De implementatie
- Het beheer en onderhoud
- Het ter beschikking stellen en/of ontsluiten van data
De behoeftestelling
De functionele behoeftestelling is daarnaast in een projectstartarchitectuur en een kaderdocument uitgewerkt. De aanbestedingsprocedure is via een ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’ via TenderNed uitgevoerd.
Hierbij zijn in eerste instantie concepten van de voorstellen individueel met de leveranciers doorgesproken. Hierbij was het doel het bereiken van maximale aansluiting tussen de oplossingsvoorstellen en de plannen van aanpak en de functionele behoefte van de gemeente.
Nadat de besprekingen waren afgerond konden de leveranciers hun definitieve aanbod insturen en zijn de offertes beoordeeld.
De rol van Emtio
Emtio heeft alle benodigde aanbestedingsdocumenten opgesteld. Ook heeft Emtio de aanbestedingsdocumenten inclusief de contractvoorwaarden geredigeerd.
Resultaat
De aanbesteding is in het voorjaar van 2019 succesvol afgerond met gunning van een opdracht aan Desyde.
IT inkoop
Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk de pagina’s IT Aanbesteding of IT sourcing.
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)