Emtio heeft de procesbegeleiding verzorgd van een Europese aanbesteding voor de selectie van een SaaS-oplossing ‘Zaaksysteem inclusief klantportaal en DMS’ ten behoeve van de Raad van State.
De Raad van State
De Raad van State draagt als adviseur voor wetgever en bestuur en als hoogste algemene bestuursrechter bij aan het behoud en de versterking van de democratische rechtsstaat. Daarbinnen staat de Raad van State voor eenheid, legitimiteit en kwaliteit van het openbaar bestuur en voor rechtsbescherming van de burger.
Binnen de Raad van State worden verschillende zaaksgerichte processen uitgevoerd. De belangrijkste primaire processen zijn:
- advisering (de totstandkoming van adviezen op wetsvoorstellen of ontwerpen van Algemene Maatregelen van Bestuur van de ministeries, begrotingstoezicht, toetsing Klimaatwet)
- Bestuursrechtspraak (de totstandkoming van uitspraken in rechtszaken)
- Ondersteuning (ondersteunende processen, waaronder o.a. de afhandeling van reguliere poststromen en interne correspondentie)
In het verleden zijn voor de processen Advisering en Bestuursrechtspraak afzonderlijke maatwerkapplicaties ontwikkeld. Deze maatwerkapplicaties hadden qua functionaliteit overlap en waren gestoeld op verschillende technische platforms. Voor de verschillende ondersteunende processen werden aparte systemen gebruikt die eveneens functionele overlap vertoonden. De twee maatwerkapplicaties voor Advisering en Bestuursrechtspraak waren aan het einde van hun levenscyclus. Hierdoor nam de beheerlast toe en waren noodzakelijke vernieuwingen steeds moeilijker te realiseren. De huidige ontwikkelingen op het gebied van technologie en nieuwe wet- en regelgeving leggen daarbij een extra druk op het snel kunnen inspelen op nieuwe eisen en wensen.
De aanbesteding
Medio 2019 kreeg Emtio van de Raad van State de vraag om een aanbestedingsstrategie op te stellen waarmee maximale participatie en acceptatie door de gebruikers geborgd kon worden.
Aanbestedingsstrategie
Het draagvlak voor de keuze van de leverancier en de applicatie moest de belangrijkste factor worden in de procedure. Emtio adviseerde een aanpak door middel van een ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’ waarbij de behoeftestelling functioneel werd ingestoken. Dit laatste betekende dat Emtio adviseerde om geen lijvig programma van eisen op te stellen. In de plaats daarvan is er door de Raad van State een functionele behoeftestelling opgesteld ondersteund door een gedegen Projectstartarchitectuur (PSA). Deze PSA werd als bijlage toegevoegd aan de door Emtio opgestelde Selectieleidraad.
Consultatiefase
Op basis van de in de Selectieleidraad beschreven selectiecriteria zijn vijf leveranciers (van de in totaal negen gegadigden) geselecteerd om deel te nemen aan de consultatiefase. Deze leveranciers ontvingen het voorlopig Beschrijvend Document waarin in een apart hoofdstuk enkele gerichte consultatievragen zijn geformuleerd. Deze vragen dienden door ieder van de vijf leveranciers in separate interactieve sessies te worden beantwoord, waarbij de antwoorden in presentatiesheets waren voorbereid door de leveranciers. Met de verkregen informatie is de functionele behoeftestelling verder aangescherpt en Emtio heeft het definitieve Beschrijvend Document opgesteld.
Beschrijvend Document
Het definitieve Beschrijvend Document was voor drie van de vijf leveranciers basis om een voorlopige inschrijving te doen. De voorlopige inschrijving is door het projectteam bestudeerd en per leverancier is een lijst met bespreekpunten opgesteld. In wederom een interactieve sessie zijn de bespreekpunten met de betreffende leveranciers doorgesproken.
Daarna konden de leveranciers hun definitieve inschrijving indienen, voorzien van de prijsstelling. Twee van de overgebleven drie leveranciers hebben daadwerkelijk een definitieve inschrijving ingediend.
Deze inschrijvingen zijn vervolgens door het projectteam beoordeeld aan de hand van het door Emtio opgestelde beoordelingsmodel. Onderdeel van dit beoordelingsmodel waren demonstratie-sessies o.b.v. vooraf gedefinieerde use cases en een gebruikersvriendelijkheidstest van de aangeboden oplossingen.
Gunning
De opdracht is, na een gedegen verificatiefase, aan AXI B.V. verstrekt.
Specifieke kenmerken die met deze opdracht samenhingen:
- Aanbestedingsstrategie waarmee maximale participatie en acceptatie door de gebruikers geborgd kon worden.
- Functionele in plaats van een technisch-inhoudelijke behoeftestelling.
- Opgestelde aanbestedingsdocumenten: Selectieleidraad, Voorlopig Beschrijvend Document, Definitief Beschrijvend Document, concepten van Overeenkomst, beoordelingsmatrices, Nota’s van Inlichtingen, brieven met selectiebesluit en brieven met gunningsbesluit.
- Meerdere ‘persoonlijke’ contactmomenten met (potentiële) leveranciers (deels via video conference en deels fysiek op locatie Raad van State) tijdens de aanbestedingsprocedure om kwaliteit van aanbestedingsdocumenten en behoeftestelling te verhogen; tevens om kwaliteit van de inschrijvingen van de leveranciers te verhogen alvorens tot beoordeling over te gaan.
IT inkoop
Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk onze pagina’s IT Aanbesteding of IT Sourcing.
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)