De opdracht betrof het begeleiden van de Europese aanbesteding voor de aanschaf, implementatie en onderhoud (hosten en technisch (applicatie) beheer) van een e-HRM systeem, in de vorm van een Software as a Service (SaaS) oplossing.
Gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR)
De gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) werken intensief samen op het gebied van bedrijfsvoering, onder andere voor de personeels- en salarisadministratie (DOWR PSA). De individuele gemeenten zijn wel zelf verantwoordelijk voor het eigen personeelsbeleid,het HR-beleid: dit is niet ondergebracht in de samenwerking. In deze dynamiek is het mogelijk dat binnen de gemeenten eigen regelingen bestaan of andere invulling wordt gegeven aan het HR-beleid. Tegelijkertijd worden uniformiteit en harmonisatie nagestreefd van zowel het HR-beleid als de inrichting van de ondersteunende informatievoorziening.
E-HRM systeem
De huidige overeenkomst m.b.t. het e-HRM systeem liep af. Het nieuwe e-HRM systeem moest dus het bestaande systeem vervangen. De doelstellingen waaraan het nieuwe e-HRM systeem functioneel dienden bij te dragen:
- Het e-HRM systeem maakt het mogelijk om de processen rondom personeel en salarissen adequaat te ondersteunen; daarbij wordt gestreefd naar een effectieve ‘digitale’ ondersteuning van de HR-beheer processen. Het e-HRM systeem draagt bij aan verbetering van de efficiëntie binnen de ondersteunende diensten van DOWR.
- Het e-HRM systeem bevat ESS- en MSS-functionaliteiten voor personeel en management. Deze selfservice is geïntegreerd binnen een portaal voor medewerkers en/of leidinggevenden.
- De salarisverwerking vindt plaats buiten DOWR (extern), maar geïntegreerd met het e-HRM systeem. Onder de externe salarisverwerking wordt onder meer verstaan
- de uitvoering van het verwerkingsproces zelf (bruto-netto berekening, etc.),
- het produceren van uitkomsten van het rekenproces,
- alsmede het ter verzending aanbieden van de (digitale) salarisstrook,
- het uitvoeren en produceren van het jaarwerk
- en uitvoeren van hiermee samenhangende beheersprocessen en
- het opnemen en up-to-date houden van de wettelijke regelingen en tabellen van de gemeentelijke overheid: cao gemeenten, cao Vermo, cao Rijk en raadsleden (APPA).
- Ook toekomstige CAO’s worden correct geïmplementeerd en ondersteund.
- De salarisverwerking voldoet en blijft voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving
De aanbesteding
De aanbesteding is op basis van een openbare aanbestedingsprocedure uitgevoerd. Deze procedure is gekozen omwille van het feit dat een beperkt aantal geschikte ondernemers actief is op het gebied van deze dienstverlening. Het toepassen van de openbare procedure hield zowel de transactiekosten voor DOWR als voor de leveranciers op het laagst wenselijke niveau.
De beoordeling van de inschrijvingen vond plaats op basis van de economisch meest voordelige Inschrijving met de Beste Prijs Kwaliteit Verhouding (BPKV). Het subgunningscriterium kwaliteit bestond bij deze aanbesteding uit zeven kwaliteitsvragen, een demo en een algemeen gebruikersvriendelijkheid-oordeel op basis van use cases. De scoremethodiek was op basis van het principe “gunnen op waarde”. Deze methodiek houdt in dat er per vraag een kwaliteitswaarde vastgesteld was dat voor het antwoord op de vraag kon worden gescoord. Deze kwaliteitswaarden leidden tot fictieve aftrek in euro’s op de inschrijfprijs van de inschrijver. De opdracht is op 20 februari 2021 definitief gegund aan de inschrijving met de laagste vergelijkingsprijs, te weten Visma-Raet B.V.
Kenmerken
Specifieke kenmerken die met deze opdracht samenhingen:
- Aanbestedingsstrategie waarmee snel en doeltreffend een nieuwe partner voor de e-HRM oplossing DOWR 2020 gevonden kon worden.
- Demo en gebruikerservaring van groot belang in de kwalitatieve gunningscriteria.
- Ruime periode voorzien voor het implementatie traject.
IT inkoop
Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk onze pagina’s IT Aanbesteding of IT Sourcing.
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)