Gemeente Winterswijk vernieuwt haar centrale ICT-infrastructuur

De ICT-infrastructuur van de gemeente Winterswijk

Gemeente Winterswijk is een vitale en ambitieuze gemeente in de Achterhoek met bijna 30.000 inwoners. Bij gemeente werken ongeveer 280 medewerkers en het team Automatisering dat in het stadskantoor is gevestigd levert met acht mensen diensten ter ondersteuning van de kantoorautomatisering. De Servicedesk is het aanspreekpunt voor alle ICT meldingen en het werkplekbeheer uit.

In de tweede helft van 2019 besloot de gemeente haar centrale server-, storage- en back-up infrastructuur te vervangen. Hiervoor werd gebruik gemaakt van diverse systemen die opgesteld stonden in twee fysiek gescheiden dataruimten en locaties binnen de gemeente. De bestaande inrichting was gebaseerd op een Netapp/VMWare/Citrix active-passive ‘twin-datacenter’ concept. Ook de grafische werkplekken moesten worden ondergebracht in de nieuwe (virtuele) omgeving.

De gemeente wilde het moment gebruiken om een heroverweging te maken over de inrichting van het bestaande concept inclusief back-up, uitwijk en testfaciliteit. Bij de heroverweging hoorde tevens het bepalen van de sourcingstrategie dat wil zeggen, het beantwoorden van de vraag in hoeverre er stappen naar de cloud konden worden gemaakt. Bij de gemeente waren veel bedrijfsapplicaties in gebruik waarvan velen nog niet geschikt waren voor de nieuwste Microsoft-versies en publieke clouddiensten, vanwege beperkingen in IP-adressering, netwerk VLAN inrichting en vereisten op het terrein van operating systems.

De aanbesteding

De gemeente vroeg Emtio om een aanbestedingsstrategie op te stellen die het proces van de hiervoor genoemde heroverweging ondersteunt. Emtio adviseerde de gemeente om een aanbestedingsprocedure in de vorm van een ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’ uit te voeren.

Voorbereidingsfase

Tijdens de voorbereidingsfase van de aanbestedingsprocedure heeft Emtio samen met het projectteam van gemeente Winterswijk de functionele behoeftestellling voor de aanbesteding geformuleerd. De gewenste heroverweging is verwoord met ondersteuning van onderstaande tabel.

De tabel vormt een weergave van de mogelijke oplossingsvarianten die door de gemeente werden overwogen, waarbij in de kolom ‘on premise’ in de onderste drie rijen een oplossingsvariant is weergegeven waarbij alle systemen op locatie in de twee bestaande datacenters van de gemeente zouden worden geplaatst.

In de rechterkolom zouden de cellen te allen tijde onder het beheer van de gemeente vallen, terwijl de ‘cursieve‘ onderdelen onderwerp van heroverweging waren en om die reden (i) in zijn geheel, (ii) gedeeltelijk of (iii) in zijn geheel niet als ‘cloud-oplossing’ werden overwogen. De maximale ‘cloud-variant’ die derhalve werd overwogen was IaaS, maar een hybride-variant of helemaal ‘on premise’ behoorden zeker tot de mogelijkheden.

De bovenste vijf rijen vielen buiten de scope van de aanbesteding, evenals netwerkcomponenten, waarvoor gebruik zou worden gemaakt van een bestaande overeenkomst.

De aanbesteding

Tijdens de voorbereidingsfase heeft Emtio samen met het projectteam een Selectieleidraad opgesteld met het doel drie leveranciers te selecteren voor deelname aan een consultatiefase. Na aankondiging op TenderNed is vervolgens een ‘Voorlopig Beschrijvend Document’ (VBD) opgesteld. In dit VBD hebben we een hoofdstuk ‘0’ opgenomen dat de consultatiefase beschreef. Er zijn een 27-tal heel gerichte vragen geformuleerd in vier categorieën: (i) keuze on-remise, hybride of cloud; (ii) verwachte oplossing; (iii) beheer, en (iv) overig.

Op basis van de aanmeldingen werden drie leveranciers geselecteerd en zij ontvingen het VBD. Zij moesten vervolgens in de vorm van een interactieve presentatie de beantwoording van de vragen voorbereiden. Inmiddels had Covid-19 toegeslagen waardoor de interactieve presentaties via Teams zijn verzorgd. Dit verliep geheel probleemloos.

Met behulp van de verkregen informatie kon gemeente Winterswijk de heroverweging laten plaatsvinden en er werd gekozen voor een on premise oplossing waarbij echter de ruimte werd geboden om de IT-componenten ofwel op basis van koop en verkoop aan te bieden ofwel op basis van een dienst. Indien voor de laatstgenoemde optie zou worden gekozen was men verplicht om op- en afschaling toe te staan.

Met de aangescherpte behoeftestelling kon het Definitief Beschrijvend Document (DBD) worden opgesteld. De leveranciers werden in staat gesteld om in eerste instantie een concept van hun inschrijving/offerte in te dienen. Ze moesten in eerste instantie een Oplossingsvoorstel, een voorstel voor een Transitieplan en een voorstel voor een SLA indienen.  Deze documenten werden vervolgens met de betreffende leveranciers doorgesproken op basis van van te voren ingediende gesprekspunten. Ook de leveranciers mochten een lijstje met gesprekspunten aanleveren. Na de besprekingen werden de definitieve inschrijvingen/offertes ingediend, deze keer additioneel voorzien van de prijsstelling en een ‘kansendossier’.

De gunning

De winnende inschrijver, Axians Communication Solutions (AXIANS), stelde een oplossing voor waarbij de beheeractiviteiten van de gemeente sterk vereenvoudigd werd en het beheer weliswaar niet direct, maar op termijn uit handen kon worden genomen en zo samen over te stappen op regievoering. Uitval en downtime van de omgeving is tot een minimum beperkt vanwege het voorgestelde MetroCluster concept van NetApp en VMware.

Het gehele ontwerp is gebaseerd op een FlexPod configuratie, waarbij NetApp en Cisco een nauwe samenwerking onderhouden door het FlexPod concept is als converged infrastructuur oplossing in de markt te zetten. Er is daardoor één gezamenlijk punt om storingen te melden en daar blijft ook het ownership van de call, wat betekent dat wanneer een storing bij NetApp is gemeld, zij de afhandeling doen voor de FlexPod ook al blijkt het probleem in de Cisco hardware te zitten.

Voor het storage ontwerp binnen de FlexPod oplossing werd gekozen voor een MetroCluster concept. Hierbij is bewust gekozen voor een MetroCluster IP welke als basis een ethernet infrastructuur gebruikt. Hierdoor zijn de kosten vele malen lager dan de traditionele MetroCluster oplossingen van NetApp. Daarnaast wordt dit MetroCluster IP concept vanuit NetApp gezien de basis voor alle toekomstige MetroCluster oplossingen en zal hierop worden doorontwikkeld.

Met de keuze van AXIANS voor FlexPod is voorzien in een mogelijkheid tot het vereenvoudigen van een versnelde transitie naar de publieke, hybride of multi-cloud. In deze geconvergeerde infrastructuuroplossing zijn compute-, storage- en netwerkcomponenten geïntegreerd op basis van één architectuur die wordt afgestemd op uiteenlopende gevirtualiseerde, niet-gevirtualiseerde, bedrijfs- en hybride-cloud omgevingen.

Wat vond AXIANS van de aanpak van de aanbesteding?

”Axians kijkt terug op een aangenaam en bijzonder aanbestedingstraject. Aangenaam door een zorgvuldig en kwalitatief hoogwaardig proces met veel contactmomenten die ons de kans heeft gegeven een oplossing te selecteren die volgens ons het best bij de Gemeente Winterswijk past. Bijzonder door wereldwijde ontwikkelingen die ertoe hebben geleid dat we het traject voornamelijk digitaal hebben moeten volbrengen met elkaar.”

Doorlooptijd:

Vanwege zomervakantie is de ingangsdatum van de Overeenkomst op 8 augustus 2020 gesteld.

Vanwege de lockdown i.v.m. COVID-19 heeft het traject ruim twee weken vertraging opgelopen.