Achtergrond
Doel van het project was het vinden van een nieuwe leverancier voor de selectie, implementatie en het beheer van cloudoplossing voor Vergunningen, Toezicht en Beheer (VTH) voor Samenwerkingsverband Gemeenschappelijke Informatievoorziening VTH.
In dit samenwerkingsverband zitten de provincie Limburg, RUD Noord-Limburg, RUD Zuid-Limburg en diverse andere deelnemende Limburgse gemeenten. Ook doen de omgevingsdiensten (2) en veiligheidsregio’s (2) mee aan het samenwerkingsverband.
Taken van Emtio
Als procesbegeleider heeft Emtio verschillende taken gehad:
- De inbestedings- en aanbestedingsstrategie opgesteld
- De aanbestedingsdocumenten opgesteld en geredigeerd
- Voorzitter geweest van de consultatierondes
- Een samenwerkingsconvenant opgesteld
De aanbesteding
De aanbesteding is door middel van een ‘mededingingsprocedure met onderhandelingen’ uitgevoerd.
Daarbij zijn in de zomer van 2017 vier leveranciers geselecteerd op basis van een selectieleidraad. Deze ontvingen een ‘Voorlopig Beschrijvend Document’ waarin een 25-tal vragen zijn verwoord. De leveranciers zijn één voor één uitgenodigd om de vragen in interactieve consultatierondes te beantwoorden.
Definitief Beschrijvend Document
Op basis van de beantwoording in de consultatierondes is het Definitief Beschrijvend Document opgesteld. Met dit document is definitief commitment gevraagd aan de potentiële deelnemers in de provincie Limburg.
Dit vergde veel overleg en besluiten moesten in veel gevallen langs de betreffende gemeenteraden worden geleid alsook de omgevingsdiensten en veiligheidsregio’s.
De aanbesteding is zodanig ingericht dat gedurende de looptijd van de overeenkomst nieuwe deelnemers kunnen aansluiten bij het samenwerkingsverband.
Inschrijving
De geselecteerde inschrijvers dienden een eerste inschrijving in op basis waarvan onderhandelingen plaatsvonden. Daarna volgde de definitieve inschrijving en vond beoordeling plaats.
Onderdeel van het gunningsmodel waren tevens interviews en demo’s.
De winnende inschrijver diende vervolgens nog een Proof of concept te doorlopen.
De behoeftestelling
Kern van de functionele behoeftestelling was een zaaktype-catalogus gecombineerd met een Project start architectuur.
Resultaat
De aanbesteding is in oktober 2018 succesvol afgerond met de gunning van een opdracht aan Roxit.
IT inkoop
Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk onze pagina’s IT Aanbesteding of IT Sourcing.
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)