Selectie ontwikkelpartners zaaksysteem voor Dimpact

Dimpact heeft in 2012 een overeenkomst met Atos Nederland gesloten voor het ter beschikking stellen van een Front- en Midoffice Suite. Deze suite bestond uit een zaaksysteem, de ‘Atos e-Suite’ en ‘Burgerzaken modules’ (BZM) die door de subcontractor van Atos, PinkRoccade, ter beschikking werd gesteld. Atos stelde beide onderdelen als een geïntegreerde Front- en Midoffice Suite ter beschikking aan de leden van Dimpact.

Nieuw inkooptraject

Omdat de overeenkomst met Atos in juni 2023 zou eindigen moest Dimpact een nieuw inkoopproject opstarten. In 2021 werd een sourcingstrategie ontwikkeld waarbij de ‘common ground’ principes als uitgangspunt zijn genomen.

Dat leidde tot het besluit om de burgerzakenmodules apart aan te besteden. Deze aanbesteding heeft Emtio in de periode 2021/2022 succesvol begeleid en leidde tot gunning van de opdracht aan PinkRoccade, zie daartoe de klantcase: selectie Burgerzakensysteem.

Voor de vervanging van de Atos e-Suite werd binnen Dimpact het programma ‘Beyond23’ ingericht. Hoofddoel van Beyond23 was continuïteit bieden aan de afnemers van Atos e-Suite. e-Suite is een suite met veel functionaliteiten voor zowel inwoners en bedrijven als voor medewerkers van de gemeente. Voor inwoners en bedrijven is er een digitaal loket en e-formulieren voor het aanvragen van producten en diensten. Voor medewerkers is er een KCC-systeem en een zaaksysteem. Het gebruik van e-Suite binnen de gemeenten is zeer divers. Variërend van het gebruik van standaardfunctionaliteiten tot een sterk geïntegreerde implementatie met daarbinnen veel verschillende inrichtingen (formulieren, processen).

Dimpact

Dimpact ontwikkelt en beheert een portfolio van ‘oplossingen’ en ‘componenten’ die zij beschikbaar stelt aan haar leden.

‘componenten’ zijn hierbij als volgt gedefinieerd: ‘herbruikbare ‘bouwstenen’ van/voor ‘oplossingen’ die worden ingedeeld volgens het vijflagenmodel van Common Ground (interactie-laag (websites en apps), proces-laag (bedrijfsprocessen), integratie-laag (landelijke faciliteit voor uitwisselen van data), service-laag (toegang tot data (API’s)) en data-laag (opslag en archivering).’

Een ‘oplossing’ is:  de geïntegreerde beantwoording van een functionele behoefte vanuit de gemeentelijke dienstverlening van Dimpact lidgemeenten, en bestaat uit een of meerdere ‘componenten’. Een ‘oplossing’ omvat tot werkende oplossingen geïntegreerde en vervolgens gehoste SaaS-oplossingen.

Het dienstverleningsplatform

De oplossingen komen via Dimpact beschikbaar in het ‘dienstverleningsplatform’, waarbij een deel van de oplossingen apart door lidgemeenten kan worden afgenomen, maar waarbij oplossingen vooral ook worden geïntegreerd ter ondersteuning van deelprocessen en uiteindelijk tot gehele vervanging van de Atos e-Suite leiden.

Atos zelf werkte tot aan het einde van de overeenkomst, juni 2023, aan deze integratiewerkzaamheden en droeg zorg voor de ontwikkeling van het ‘Zaakafhandelcomponent’.

Toevoegen componenten aan het platform

Aan het dienstverleningsplatform worden geleidelijk oplossingen toegevoegd. De benodigde functionaliteiten van de diverse componenten van het dienstverleningsplatform worden, zoals hiervoor al aangegeven, gebouwd op basis van de Common Ground vijflagenarchitectuur en op basis van open source.

De Dimpact-doelarchitectuur is leidend voor de oplossingsarchitectuur van alle oplossingen en dus ook voor het dienstverleningsplatform. Vanuit deze doelarchitectuur worden principes, kaders, richtlijnen en standaarden meegegeven aan de ontwikkeling van oplossingen en componenten, waarbij wel aansluiting wordt gezocht bij de gemeentelijke architectuur (bijvoorbeeld integratie en implementatie).

Vijflagenmodel met componentenarchitectuur

De componentenarchitectuur van het dienstverleningsplatform wordt in onderstaande figuur over het vijflagenmodel weergegeven. Deze architectuur wijzigt en wordt uitgebreid onder invloed van nieuwe user stories die worden gerealiseerd. De meest actuele versie van de solution architectuur is te vinden op Github.

Wat zijn zoal de componenten binnen het dienstverleningsplatform:

De aanbesteding

Emtio heeft namens Dimpact een openbare aanbesteding voorbereid en uitgevoerd waarbij drie ontwikkelpartners moesten worden geselecteerd. De ontwikkelpartners moeten nieuwe componenten ontwikkelen en bestaande componenten verder ontwikkelen.

Het portfoliomanagement binnen Dimpact bepaalt welke componenten en oplossingen beschikbaar komen voor de lidgemeenten. Bij ieder ontwikkeltraject wordt een startarchitectuur en een eindarchitectuur beschreven.

Uitgangspunten van de aanbesteding

Bij het bepalen van de aanbestedingsstrategie voor de selectie van ontwikkelpartners golden de volgende uitgangspunten.

Dimpact koos er voor om de software zelf te laten ontwikkelen, gebruik makend van componenten die onder de vlag van Common Ground bij gemeenten zijn en worden ontwikkeld. De broncode van deze componenten moet vrij beschikbaar (onder een open source licentie) zijn. Dit betekent dat andere gemeenten of hun leveranciers vrij de componenten kunnen hergebruiken. Dit betekent ook dat anderen op deze software voort kunnen borduren, door er zelf extra functionaliteit aan toe te kunnen voegen, verbeteringen te kunnen doorvoeren of de software te laten samenwerken met andere software.

De redenering achter deze strategische keuze is dat de gemeenten en Dimpact niet afhankelijk willen zijn van leveranciers die het intellectueel eigendom van de software behouden. Hierdoor zijn eenzijdige prijsstijgingen uitgesloten en is er geen afhankelijkheid van een doorontwikkel-agenda van een derde partij. Omdat sommige componenten relatief veel koppelen met bestaande software, zou een dergelijke afhankelijkheid extra risicovol zijn.

Hergebruik van componenten is niet alleen fijn voor anderen die de software zonder licentiekosten kunnen hergebruiken, het is ook in het voordeel van de initiators van een component. Het is tenslotte goed denkbaar dat anderen die functionaliteit aan een component toevoegen, dit ook weer delen met de initiators. Om hergebruik te stimuleren, wordt de broncode van een component daarom al vanaf een vroeg stadium via Github opengesteld en breed gecommuniceerd. Ook zal Dimpact de code op een ‘zandbakomgeving’ zetten, zodat anderen vroegtijdig de kans krijgen om hiermee te experimenteren.

Bij de aanbesteding werd gekozen voor een aanpak waarbij drie ontwikkelpartners zouden worden geselecteerd. De drie ontwikkelpartners zouden via een raamovereenkomst worden gecontracteerd. Emtio heeft voor het verstrekken van concrete opdrachten binnen de raamovereenkomsten een ‘verdelingsmechanisme’ ontwikkeld.

De procedure

De aanbesteding is middels een openbare aanbestedingsprocedure uitgevoerd. Geïnteresseerde aanbieders moesten daarbij in eerste instantie over de volgende ‘kerncompetenties’ beschikken:

Kennis van en ervaring met:

• het inrichten van een continuous integration / continuous delivery (CI/CD) straat ten behoeve van softwareproducten die aan een overheidsorganisatie ter beschikking worden gesteld; het gaat om CI/CD gericht op uitrol op Haven-compliant voorzieningen;
• het op gestructureerde wijze inventariseren van behoeften van eindgebruikers en deze door te vertalen naar te bouwen functionaliteit;
• het beschikbaar stellen van een (Agile) ontwikkelteam voor vergelijke opdrachten (drie of meer functionarissen), waaronder ontwikkeltrajecten waar de rol van architect ook is ingevuld;
• Agile werkwijze (rollen, sprints, werken met back logs, etc.) inzake ontwikkeling van dataplatforms waarbij de rol van product owner (met ondersteuning van inschrijver) en de aansturing wordt vervuld door opdrachtgever;
• het maken van mockups voor usability testing;
• het doen van gebruikersonderzoek en het inzetten van gangbare user-centered design technieken zoals aanbevolen door Gebruiker Centraal;
• het publiceren en onderhouden van softwareproducten op Github of vergelijkbare platforms.

Als aanbieders door middel van referenties konden aantonen dat zij aan bovenstaande kerncompetenties konden voldoen konden zij bemensing van een ontwikkelteam aanbieden. Daarbij werden drie soorten rollen en twaalf competenties onderscheiden.

De aanbieders moesten maatwerk cv’s aanleveren, gebaseerd op het door Emtio ontwikkelde cv-sjabloon. Op basis van de cv’s werden de competenties beoordeeld.

Naast de beoordeling van het aangeboden ontwikkelteam op basis van de aangeleverde cv’s werd de casus ‘KISS’ (Multi-channel applicatie voor KCC-medewerkers om klantcontacten te behandelen, zie bovenstaande tabel met componenten) beschreven. Op basis van de casus dienden de aanbieders een ‘projectaanpak’ te beschrijven, waarbij Emtio een verplichte ‘onderwerpenlijst’ voorschreef.

De aanbestedingsprocedure is in maart 2022 succesvol en geheel conform vooraf vastgestelde planning afgerond met gunning van een raamovereenkomst aan de ontwikkelpartners: ICATT/Conduction, Lifely en Maykin Media.

Bijzonderheden:

• ontwikkelen verdeelmechanisme voor verdeling ontwikkelopdrachten
• ontwikkelen raamovereenkomst met speciale aandacht voor intellectuele eigendomsrechten in relatie tot open source
• ontwikkelen model nadere overeenkomst Agile ontwikkeling (gebaseerd op nieuwe model nadere overeenkomst ARBIT)
• uitvoering geheel binnen planning en budget

Projectverloop

De werkzaamheden zijn vanuit Emtio uitgevoerd door Joop Schuilenburg.

Planning op hoofdlijnen:

• november 2021: start voorbereiding (opstellen beschrijvend documenten met bijlagen)
• 21 januari 2022: aankondiging TenderNed
• 25 februari 2022: voorlopig gunningsbesluit
• 18 maart 2022: einde bezwaartermijn en definitieve gunning

Ondersteuning bij ICT-aanbestedingen

Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk onze pagina’s IT Aanbesteding of IT Sourcing.

Wat Emtio doet

• ​Advies over inbesteden en procurement
• Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
• Advies over ICT-recht
• Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)