Aanleiding
In het begin van 2017 signaleerde het IFV dat er bij diverse veiligheidsregio’s behoefte bestond om te beschikken over een raamovereenkomst op basis waarvan ze werkplekapparatuur konden aankopen.
Het IFV besloot daarop een project in te richten om tot een gezamenlijke uitvoering van een aanbesteding te komen. Er werden gesprekken gevoerd met veiligheidsregio’s en er werden acht regio’s bereid gevonden om deel te nemen naast het IFV zelf.
De rol van Emtio
Binnen het IFV worden dergelijke initiatieven door de portfoliomanagers ter hand genomen. Omdat de portfoliomanager voor ICT op dat moment echter uit dienst trad was er iemand anders nodig. Daarom werd Emtio door het IFV benaderd met het verzoek deze rol op interim-basis en specifiek voor dit project in te vullen.
In deze rol heeft Emtio vervolgens de aanbestedingsstrategie ontwikkeld.
ICT-architectuur
Omdat er over de regio’s heen geen sprake is van een gezamenlijk functioneel beleid op het terrein van ICT wordt dit beleid door iedere regio voor zichzelf bepaald.
Daardoor is er bij de diverse regio’s sprake van het bestaan van verschillende ICT-architecturen. Dit resulteert in de aanwezigheid van verschillende merken en productlijnen als het om de werkplekken gaat.
De scope van de werkplek-apparatuur was als volgt:
- werkplek hardware
- thin en fat clients
- desktop pc’s
- monitoren
- mobile devices (mobiele telefoons, tablets, laptops, etc.)
- accessoires (muizen, keyboards, kabels, dockingstations, speakers, webcams, etc)
Bij de scope hoorde ook nog alle benodigde beheer- en besturingssoftware (waaronder MDM tooling) en standaard fabrieksonderhoudsproducten (care packs, etc.).
De aanbesteding
Voor de aanbesteding leverde dit de randvoorwaarde op dat er volledige keuzevrijheid moest blijven bestaan als het om keuzes voor merken en productlijnen ging.
Emtio heeft vervolgens de aanbestedingsdocumenten opgesteld en de aanbesteding procedureel begeleid.
Gunning
De aanbesteding is in september 2017 succesvol afgerond met gunning van een raamovereenkomst aan Scholten Awater.
IT inkoop
Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk de pagina’s IT Aanbesteding of IT sourcing.
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)