Aanbesteding e-HRM-systeem

Emtio ondersteunt en adviseert in elke fase van de aanbesteding van een elektronisch human resource management (e-HRM) systeem. Dit kan beperkte e-HRM betekenen of in combinatie met (de uitvoering van) salarisdiensten.

Onze ervaringen leren dat veel aanbestedende diensten (zoals gemeenten, zorgorganisaties, onderwijsinstellingen en samenwerkingsverbanden) moeite hebben om de selectie van een e-HRM systeem aan te besteden.

Het probleem zit ‘m vaak in het opstellen van een programma van eisen. Wij vinden echter dat u geen programma van eisen nodig hebt.

Lichtblauwdruk (SOLL) processen

Bij Emtio begint u met het vaststellen van de doelstellingen die u met het e-HRM-systeem wenst te bereiken. Deze doelen kunnen bijdragen aan bijvoorbeeld: strategische personeelsplanning; duurzame inzetbaarheid; gesprekscyclus en personeelsbegroting.

Emtio stelt vervolgens samen met u een Lichtblauwdruk (SOLL) processen op. Dit zijn beschrijvingen van de processen zoals deze binnen vrijwel alle organisaties, en dus ook binnen uw organisatie, plaatsvinden.

Dit zijn de processen in het kader van e-HRM (per organisatie te nuanceren):

Processen voor werkgevers:

• Verzuimbeheer (WVP);
• Werving & selectie;
• Raadplegen medewerkersgegevens;
• Raadplegen personeelsdossiers.

Processen voor werkgevers en werknemers

• Arbeidsvoorwaardenuitwisseling;
• Declaraties;
• Raadplegen salarisstrook;
• Raadplegen jaaropgave;
• Verlof;
• Beheren persoonsgegevens;
• Raadplegen personeelsdossier.

Waarom zijn procesbeschrijvingen nodig?

Organisaties willen met de aanschaf van een applicatie hun HR-processen ondersteunen en/of uitvoeren. Leveranciers weten welke processen dit zijn, maar kunnen met behulp van de procesbeschrijvingen inschatten in welke mate hun oplossing parameteriseerbaar is en welke implementatie-inspanning zij moeten aanbieden.

Als er geen procesbeschrijvingen worden aangeleverd bij een leverancier, dan kunnen er twee dingen gebeuren. De leverancier zal ofwel om procesbeschrijvingen vragen, ofwel een ‘blauwdrukfase’ willen aanbieden waardoor de implementatie een stuk duurder zal uitvallen.

Benodigde documenten voor behoeftestelling en aanbesteding

Naast Lichtblauwdruk (SOLL) processen stellen we samen met onze opdrachtgevers een document met de benaming Architectuurprincipes op. Hierin worden onder meer de koppelvlakken (naam te koppelen applicatie en/of voorziening, en functioneel doel van het koppelvlak) en informatiebeveiliging nader toegelicht. Deze twee documenten vormen de kern van de functionele behoeftestelling zoals we die bij aanbestedingen en onderhandse offerteprocedures hanteren.

Daarnaast worden uiteraard alle benodigde aanbestedingsdocumenten opgesteld, waaronder een op het onderwerp van de aanbesteding gerichte overeenkomst, die we bijvoorbeeld over GIBIT of andere van toepassing zijnde inkoopvoorwaarden heen kunnen leggen.

Geïnteresseerd in onze specifieke aanpak en wilt u weten welke informatie leveranciers als onderdeel van hun offerte moeten indienen? Neem dan contact met ons op!

Neem direct contact op

Referenties e-HRM

Bij deze klanten heeft Emtio geholpen met het aanbesteden van een e-HRM systeem:

• Stichting Hogeschool Avans
• Stichting Hogeschool Rotterdam
• Samenwerkingsverband DOWR (Deventer, Olst-Wijhe en Raalte)
• GGD Groningen

Emtio helpt u graag verder met:

• het zorgvuldig afstemmen van uw aanbestedingsstrategie
• het formuleren van uw doelstellingen, de scope en uw (functionele) behoeftestelling
• de procesbegeleiding (opstellen aanbestedingsdocumenten, beoordelingsdocumenten, begeleiding beoordelingen, begeleiden demo’s en usability-testen, opstellen gunningsbesluiten, contacten met leveranciers, contractbesprekingen)

Samenwerken met Emtio levert u op:

• snelle doorstart van inkoop naar project door een efficiënte en effectieve aanpak van het aanbestedingstraject
• een naar uw tevredenheid geselecteerde leverancier met bijbehorende cloud- en/of pakketoplossing
• een afgestemde overeenkomst op maat voor het onderwerp geschreven, waarmee u ook echt een goede basis voor uw regierol creëert, zowel voor de projectfase als voor de exploitatiefase

Wat Emtio doet

• ​Advies over inbesteden en procurement
• Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
• Advies over ICT-recht
• Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)

---