Achtergrond
Emtio heeft het samenwerkingsverband DOWR begeleid bij de Europese aanbesteding voor de selectie van een cloudoplossing ten behoeve van de personeelsadministratie, salarisadministratie en de verzuimregistratie (conform de Wet verbetering poortwachter). Ook het verzorgen van de salarisverwerking hoorde bij de opdracht.
De samenwerking DOWR betreft een gemeentelijke samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering voor in totaal ca. 2000 medewerkers. Dit samenwerkingsverband bestaat uit de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte.
Doel van het project
De I-werkorganisatie van DOWR heeft als doel het ICT-landschap van de drie gemeenten te harmoniseren. Het applicatielandschap was versnipperd.
Daarom was de I-werkorganisatie was van plan de PSA applicaties te harmoniseren. Ook wilden zij de dienstverlening voor de salarisverwerking onderbrengen op een manier waarbij de continuïteit van de personeelsinformatievoorziening en salarisverwerking zou worden gewaarborgd.
Binnen het project was het belangrijk om ruimte te creëren voor de onderscheidende elementen tussen de drie gemeenten. Daarom moest de oplossing parameteriseerbaar zijn, zodat ruimte voor de ‘couleur locale’ van de individuele gemeente mogelijk bleef.
De aanbesteding
De aanbesteding betrof de gunning van een samenwerkingsovereenkomst voor de volgende twee elementen:
- Het ter beschikking stellen van een e-HRM systeem via de cloud.
- Het uitvoeren van salarisverwerkingsdiensten.
De samenwerkingsovereenkomst heeft een looptijd van minimaal 3 jaar.
De rol van Emtio
Emtio heeft de volledige aanbestedingsprocedure begeleid. Dit gebeurde onder leiding van de door DOWR ingehuurde projectleider.
Er werd begonnen met het vaststellen van de precieze scope en het formuleren van de behoeftestelling. Daarnaast heeft Emtio zowel de overeenkomst als een service level agreement voor clouddienst en voor salarisverwerking opgesteld.
Resultaat
De aanbesteding is volledig procedureel begeleid door Emtio. Alle brieven en interne stukken met besluitvorming zijn in concept opgesteld. De opdracht is in 2014 succesvol afgerond met het opleveren van de op naam gestelde overeenkomsten, gereed voor ondertekening.
IT inkoop
Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk de pagina’s IT Aanbesteding of IT sourcing.
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)