Servicepunt71 is een shared service centrum in de vorm van een gemeenschappelijke regeling. Deelnemers aan Servicepunt71 zijn onder meer de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. Daarnaast valt een aantal tot de gemeenten behorende dienstonderdelen tot Servicepunt71. De gezamenlijke inkoop en de instandhouding van de gezamenlijke ICT-voorziening behoort tot de taken van Servicepunt71.
In 2018 heeft Servicepunt71 een nieuwe visie ontwikkeld rondom de inzet van de benodigde ICT-voorziening binnen de organisatie. Servicepunt71 wil de IT-infrastructuur zowel als mogelijk naar de cloud migreren en als beheerde infrastructuurdienst in een pay per use constructie afnemen.
Het project
Servicepunt71 beheert op dit moment nog een twin datacenter van waaruit zij de ICT-diensten aan de deelnemende organisaties levert. In 2020 worden componenten van het twin datacenter vervangen en vinden er ten gevolge van huisvestingsbewegingen aanpassingen plaats. Zo wordt in 2021 een van de datacenters gesloten/afgestoten. Dit vraagt om een meerjarige voorbereiding, die projectmatig vanaf 2018 is opgezet. Binnen Servicepunt71 is een businessplan opgesteld waarin is geadviseerd de bestaande ICT-infrastructuur vanuit de datacenters zo veel als mogelijk naar de cloud te migreren en een ‘Nieuwe Digitale Werkomgeving’ aan te bieden.
Flexibiliteit en schaalbaarheid
Servicepunt71 wil met het vernieuwen van de digitale werkomgeving kunnen anticiperen op de dynamiek van de technologische ontwikkeling. Immers, wat vandaag is aangeschaft kan morgen alweer zijn verouderd. Dat levert een risico op van kort renderende investeringen. Dit, gecombineerd met een ongewisse toekomst van de productie van Servicepunt71 en het gebruik van data, maakt dat flexibiliteit en schaalbaarheid belangrijke wensen zijn. Het gewenste alternatief voor het doen van investeringen is dat Servicepunt71 zich kan richten op betalen voor het gebruik van IT-middelen, oftewel van ‘Capex’ naar ‘Opex’.
Een afgeleide doelstelling is dat Servicepunt71 in 2023 ongeveer 70% van haar bedrijfsapplicaties naar de cloud wil hebben gemigreerd. Bij bedrijfsapplicaties kan onder meer worden gedacht aan: AfvalRIS (suite), GBI (suite), ArcGIS, CiVision Samenlevingszaken, GBI (suite), Key2 (vele modules), JOIN (suite), en vele andere.
Het goedgekeurde businessplan vormt de aanleiding voor het project ‘Nieuwe Digitale Werkomgeving’ dat tevens de werknaam is van de Europese aanbesteding.
Europese aanbesteding
Servicepunt71 heeft Emtio gevraagd de procesbegeleiding van deze Europese aanbesteding te verzorgen. De aanbesteding wordt via een ‘mededingingsprocedure met onderhandelingen’ uitgevoerd en heeft een doorlooptijd van ongeveer acht maanden.
