Achtergrond
De gemeente Doetinchem is gastheergemeente voor een ICT-samenwerking met verschillende organisaties. Hierbij werken de gemeenten samen voor het leveren van automatiseringsdiensten. De samenwerking omvat dertien organisaties waaronder de gemeenten Doetinchem, Oude IJsselstreek, Doesburg, Aalten en Bronckhorst en een aantal aan deze gemeenten gebonden organisaties. Het project ging medio januari 2019 van start.
Centrale infrastructuur
Voor de centrale infrastructuur wordt er gebruik gemaakt van diverse systemen die staan opgesteld in twee commerciële datacentra. De bestaande inrichting is gebaseerd op een Netapp Metrocluster/ VMWare/Citrix active-active twin-datacenter concept dat naar elkaar uitwijkbaar is. Het bestaande concept wordt ruim tien jaar toegepast.
Heroverweging
De ICT-samenwerking stond voor een vervangingstraject van de storage-omgeving, het datacenternetwerk en een deel van de serveromgeving. De ICT-samenwerking wilde dit moment gebruiken om een heroverweging te maken over de inrichting van het huidige twin-datacenterconcept, inclusief uitwijk en testfaciliteit. Aanleiding voor de heroverweging was het volgende:
- Om de beschikbaarheid van de storage-omgeving in geval van een ramp in een van de datacenters aan te tonen werd bij een uitwijktest het productiesysteem in disaster mode gezet. De impact bij verlies van de productiedata ten gevolge van de test werd te groot door de omvang van de omgeving. Zo ontstond de wens om de testen voor het aantonen van de beschikbaarheid uit te voeren zonder risico op verstoring van de productieomgeving.
- De uitwijktest wordt gebruikelijk op een zaterdag ingepland en heeft downtime voor de productieomgeving tot gevolg. Daardoor ontstond de wens om een uitwijktest zonder productieverstoring tijdens kantooruren uit te kunnen voeren.
- Het opschalen of vervangen van de controllers van de storage-omgeving is kostbaar in geval van vroegtijdige afschrijving en vergt vaak lange doorlooptijd door aanbesteding en planning in de uitvoering. De wens ontstond om meer kostenefficiënt en sneller de capaciteit aan te kunnen passen.
- De ICT-samenwerking heeft behoefte aan een testomgeving waar zonder risico op verstoringen aan de productieomgeving kan worden getest.
In het kader van de vernieuwing werden drie mogelijke varianten voorzien: 1. On premise vervanging 2. Vervanging door een hybride oplossing 3. Vervanging door een cloud oplossing
Mededingingsprocedure
De gemeente Doetinchem besloot op advies van Emtio om een mededingingsprocedure in de vorm van een ‘hybride’ aanpak in de markt de zetten.
Op basis van een Selectieleidraad zijn vier leveranciers geselecteerd voor deelname aan een consultatieronde. Met het oog op de consultatieronde is een voorlopig beschrijvend document (VBD) opgesteld waarin een hoofdstuk 0 is opgenomen. In het hoofdstuk 0 is een aantal gerichte consultatievragen verwoord.
De geselecteerde leveranciers dienden de consultatievragen te beantwoorden in de vorm van presentatiesheets, voorzien van een managementsamenvatting (de consultatieproducten). De consultatieproducten moesten enkele dagen van tevoren worden ingeleverd waarna iedere leverancier een volledig interactieve presentatie moest verzorgen aan het projectteam. Het projectteam kon daarbij, mede door de voorbereiding, vrijelijk discussiëren met de betreffende leveranciers. De leveranciers, op hun beurt, hadden samen met de consultatieproducten een lijst met bespreekpunten ingeleverd die wat hen betreft aan de orde moesten komen.
Gekozen variant
Op basis van de consultatie koos de gemeente voor de variant van ‘vervanging door een hybride oplossing’. De scope werd daarbij samenvattend in onderstaande figuur weergegeven: 
Waarbij:
VM P = Productie virtuele servers
VM P+ = Uitbreiding op productie virtuele servers
VM P’+ = Uitwijkvoorziening voor VM P+
VM OTA = Ontwikkel, Test, Acceptatie virtuele servers
Storage P = Productie storage
Storage P+ = Storage voor uitbreiding van productie en de test servers
Storage P’+ = Storage uitwijk voor VM P+ (niet voor test servers)
Storage B = Storage voor backup/uitwijk storage P/geïsoleerde test
Storage B’ = Tweede copy van de backup
Isolatie Test Uitwijk = Virtuele omgeving voor uitwijk, uitwijktest en geïsoleerde testomgeving
De Citrix servers en het DistriNet bleven onveranderd in de huidige datacenters. De netwerk cores moeten worden vervangen in beide datacenters. Voor de virtuele productieservers is een nieuwe omgeving aangeschaft die beheerd wordt door de medewerkers van de gemeente Doetinchem. Het doel is om het beheer van het on premise platform sterk te vereenvoudigen.
De productieomgeving kan worden uitgebreid met capaciteit vanuit het IAAS platform van de leverancier. Virtuele servers in het IAAS platform communiceren transparant met de virtuele on premise servers en het DistriNet. De huidige test-, acceptatie- en ontwikkelservers worden overgezet naar het IAAS platform. Dit platform kan ook gebruikt worden voor uitbreiding van de virtuele productieservers.
In het project heeft de gemeente alleen te maken met productie- en testservers. In de oplevering (eind 2019) zullen alle productieservers op de on premise omgeving worden geplaatst en de testservers op het IAAS platform. Het proces om een productieserver te verplaatsten tussen on premise en IAAS en vice versa moest als onderdeel van het oplossingsvoorstel worden beschreven door de leverancier.
De capaciteit voor de backup wordt afgenomen vanuit het IAAS platform. De virtuele servers van zowel de on premise als de IAAS omgeving moeten worden opgenomen in de backup. De backup moet op twee geografisch gescheiden locaties opgeslagen worden.
Uitwijktest
Om te voldoen aan de 24*7 beschikbaarheidswens was het een eis om een uitwijktest te kunnen uitvoeren zonder dat de productieservers uitgezet moeten worden. Hiervoor moeten de virtuele productieservers van de on premise in een geïsoleerde omgeving opgestart en getest kunnen worden. De virtuele productieservers van de IAAS-omgeving moeten in een tweede datacenter van de IAAS-leverancier getest kunnen worden.
De geïsoleerde uitwijkomgeving kan ook gebruikt worden om aan de wens voor een geïsoleerde testomgeving te voldoen.
Het proces om een uitwijktest uit te voeren in de geïsoleerde omgeving op het IAAS-platform moest als onderdeel van het oplossingsvoorstel worden beschreven door de leverancier. Na de definitieve gunning moest het proces aangetoond worden in een proof of concept opstelling.
Gunning
Op basis van het definitieve beschrijvend document konden de vier leveranciers een eerste inschrijving indienen. Deze beschrijvingen bevatten concepten van een oplossingsvoorstel, een projectaanpak en een SLA. Naar aanleiding van de besprekingen voor de eerste inschrijvingen trokken twee leveranciers zich uit de aanbesteding terug.
De twee overgebleven leveranciers dienden een definitieve inschrijving in. Deze inschrijvingen bevatten naast de definitieve versies van genoemde documenten ook een kansendossier en een prijs.
Op basis van de beoordeling is in juli 2019 opdracht verstrekt aan SLTN.
IT inkoop
Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk onze pagina’s IT Aanbesteding of IT Sourcing.
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)