Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ) heeft Emtio (in combinatie MvR & Partners /Mark van der Broek) ingehuurd om een aanbesteding te begeleiden voor de selectie van een zaak- en documentmanagementsysteem. Deze aanbesteding is in december 2018 afgerond.
Verschuivingen in informatievoorziening
Sinds ongeveer de eeuwwisseling zijn op het gebied van de ‘informatievoorziening’ – dat informatiegestuurd werken mogelijk moet maken – twee belangrijke verschuivingen gaande:
- de verschuiving van analoog (papier) naar digitaal (computers met softwaretoepassingen) als belangrijkste ‘drager’ van informatie,
- maar daarbinnen ook de verschuiving van ongestructureerde informatie (informatie vervat in ‘documenten’) naar gestructureerde informatie (informatie vervat in ‘databases’).
Zaakgericht Werken
Deze verschuivingen zijn zeer relevant voor de hierboven genoemde ontwikkelingen en vereisen verregaande afspraken – tussen alle partijen die dezelfde informatie gebruiken – over het ‘gemeenschappelijk taalgebruik’. Immers: waar mensen behoorlijk goed in staat zijn om ongestructureerd informatie te ‘interpreteren’ en op eenzelfde manier te verwerken, kunnen computers dit niet of nauwelijks: om gestructureerde gegevens op een juiste manier te verwerken, hebben computers ondubbelzinnige afspraken nodig over de ‘taal’ (syntaxis) en ‘betekenis’ (semantiek) van de gebruikte taal.
Binnen de overheid wordt hard gewerkt aan het maken van afspraken over die gemeenschappelijk taal. Enerzijds door de informatie over mensen, bedrijven (subjecten) en dingen (objecten) te standaardiseren en (centraal en decentraal) uniform vast te leggen in basis- en kernregistraties. Anderzijds door informatie over de uitvoering van processen en hun relatie met eerdergenoemde subjecten en objecten gestructureerd digitaal vast te leggen en uit te wisselen. De ‘taal’ die daarvoor in toenemende mate wordt gebruikt, is de taal van Zaakgericht Werken.
Aanpak in de ketensamenwerking
VRZHZ wil een volwaardig partner zijn in de ketensamenwerking met andere overheidsorganisaties en het netcentrisch werken tijdens crisissituaties maximaal voeden en benutten. Om een goed fundament te leggen onder de eigen informatievoorziening en maximaal aansluiting te realiseren op de informatievoorziening van ketenpartners zal VRZHZ:
- de objectinformatie die landelijk beschikbaar wordt gesteld door Geo4OOV en waarvan de Kernregistratie Objecten (KRO) onderdeel uitmaakt, toepassen in de eigen informatievoorziening;
- primaire – en in de toekomst mogelijk ook secundaire – processen zaakgericht uitvoeren en/of zaakgericht registreren.
Het middels deze aanbesteding te verkrijgen zaak- en documentmanagementsysteem is een belangrijke functionaliteit die de zaakgerichte registratie en uitvoering van de processen van de veiligheidsregio zal ondersteunen en die deze procesinformatie maximaal verbindt met de objectinformatie van de veiligheidsregio. Daarnaast zal het zaak- en documentmanagementsysteem zaakgerichte informatie uitwisselen met de ketenpartners van VRZHZ, zoals gemeenten, omgevingsdienst en andere veiligheidsregio’s.
Risicobeheersing
Risicobeheersing werkt enerzijds aan een zo veilig mogelijke leefomgeving (het ‘beheersen van risico’s’) en anderzijds aan het bestrijden van incidenten en beheersen van crises als het onverhoopt tóch fout gaat. VRZHZ ziet voor beide soorten taken meerwaarde in de toepassing van zaakgericht werken, maar zal in eerste aanleg het accent leggen op de processen van risicobeheersing en een aantal interne processoorten.
Voor een veilige fysieke leefomgeving wordt intensief samengewerkt met bevoegde gezagen (gemeenten, provincie, waterschappen) en uitvoeringsorganisaties (omgevingsdienst, landelijke inspectiediensten zoals ILT en ISZW, Rijkswaterstaat), maar ook met publieke en private organisaties zoals drinkwaterbedrijven, netbeheerders en ProRail.
Een groot deel van de werkzaamheden van de medewerkers van Risicobeheersing bestaat uit het geven van advies. Zo adviseren zij tal van doelgroepen over (brand)veilig leven en zelfredzaamheid bij gevaar. In de meer formele sfeer worden medewerkers van Risicobeheersing als adviseur betrokken bij aanvragen voor een Omgevings- of Evenementenvergunning, houden zij toezicht op bouw-, milieu en gebruiksactiviteiten en adviseren het bevoegd gezag over handhaving als daarbij regels worden overtreden. Bij risicovolle bedrijven beoordelen medewerkers van Risicobeheersing of het bedrijf behoort te beschikken over een bedrijfsbrandweer. Bij risicovolle bedrijven die vallen ‘onder’ het Besluit risico’s zware ongevallen 2015 voeren medewerkers van Risicobeheersing samen met collega’s van omgevingsdienst DCMR, Inspectie SZW en waterkwaliteitsbeheerders (waterschappen en Rijkswaterstaat) inspecties uit. De voorbereiding en uitvoering van deze inspecties wordt ondersteund met een landelijke voorziening, de Gemeenschappelijke InspectieRuimte (GIR).
Procedure en gunning
De aanbesteding is door middel van een mededingingsprocedure met onderhandeling uitgevoerd en in december 2018 succesvol afgerond met gunning van een opdracht aan Roxit.
