Aanbesteding Zaakgericht Werken afgerond voor Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid

Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ) heeft Emtio (in combinatie MvR & Partners /Mark van der Broek) ingehuurd om een aanbesteding te begeleiden voor de selectie van een zaak- en documentmanagementsysteem. Deze aanbesteding is in december 2018 afgerond.

Verschuivingen in informatievoorziening

Sinds ongeveer de eeuwwisseling zijn op het gebied van de ‘informatievoorziening’ – dat informatiegestuurd werken mogelijk moet maken – twee belangrijke verschuivingen gaande:

  • de verschuiving van analoog (papier) naar digitaal (computers met softwaretoepassingen) als belangrijkste ‘drager’ van informatie,
  • maar daarbinnen ook de verschuiving van ongestructureerde informatie (informatie vervat in ‘documenten’) naar gestructureerde informatie (informatie vervat in ‘databases’).

Zaakgericht Werken

Deze verschuivingen zijn zeer relevant voor de hierboven genoemde ontwikkelingen en vereisen verregaande afspraken – tussen alle partijen die dezelfde informatie gebruiken – over het ‘gemeenschappelijk taalgebruik’. Immers: waar mensen behoorlijk goed in staat zijn om ongestructureerd informatie te ‘interpreteren’ en op eenzelfde manier te verwerken, kunnen computers dit niet of nauwelijks: om gestructureerde gegevens op een juiste manier te verwerken, hebben computers ondubbelzinnige afspraken nodig over de ‘taal’ (syntaxis) en ‘betekenis’ (semantiek) van de gebruikte taal.

Binnen de overheid wordt hard gewerkt aan het maken van afspraken over die gemeenschappelijk taal. Enerzijds door de informatie over mensen, bedrijven (subjecten) en dingen (objecten) te standaardiseren en (centraal en decentraal) uniform vast te leggen in basis- en kernregistraties. Anderzijds door informatie over de uitvoering van processen en hun relatie met eerdergenoemde subjecten en objecten gestructureerd digitaal vast te leggen en uit te wisselen. De ‘taal’ die daarvoor in toenemende mate wordt gebruikt, is de taal van Zaakgericht Werken.

VRZHZ wil een volwaardig partner zijn in de ketensamenwerking met andere overheidsorganisaties en het netcentrisch werken tijdens crisissituaties maximaal voeden en benutten. Om een goed fundament te leggen onder de eigen informatievoorziening en maximaal aansluiting te realiseren op de informatievoorziening van ketenpartners zal VRZHZ:

  1. de objectinformatie die landelijk beschikbaar wordt gesteld door Geo4OOV en waarvan de Kernregistratie Objecten (KRO) onderdeel uitmaakt, toepassen in de eigen informatievoorziening;
  2. primaire – en in de toekomst mogelijk ook secundaire – processen zaakgericht uitvoeren en/of zaakgericht registreren.

Het middels deze aanbesteding te verkrijgen zaak- en documentmanagementsysteem is een belangrijke functionaliteit die de zaakgerichte registratie en uitvoering van de processen van de veiligheidsregio zal ondersteunen en die deze procesinformatie maximaal verbindt met de objectinformatie van de veiligheidsregio. Daarnaast zal het zaak- en documentmanagementsysteem zaakgerichte informatie uitwisselen met de ketenpartners van VRZHZ, zoals gemeenten, omgevingsdienst en andere veiligheidsregio’s.

Risicobeheersing

Risicobeheersing werkt enerzijds aan een zo veilig mogelijke leefomgeving (het ‘beheersen van risico’s’) en anderzijds aan het bestrijden van incidenten en beheersen van crises als het onverhoopt tóch fout gaat. VRZHZ ziet voor beide soorten taken meerwaarde in de toepassing van zaakgericht werken, maar zal in eerste aanleg het accent leggen op de processen van risicobeheersing en een aantal interne processoorten.

Voor een veilige fysieke leefomgeving wordt intensief samengewerkt met bevoegde gezagen (gemeenten, provincie, waterschappen) en uitvoeringsorganisaties (omgevingsdienst, landelijke inspectiediensten zoals ILT en ISZW, Rijkswaterstaat), maar ook met publieke en private organisaties zoals drinkwaterbedrijven, netbeheerders en ProRail.

Een groot deel van de werkzaamheden van de medewerkers van Risicobeheersing bestaat uit het geven van advies. Zo adviseren zij tal van doelgroepen over (brand)veilig leven en zelfredzaamheid bij gevaar. In de meer formele sfeer worden medewerkers van Risicobeheersing als adviseur betrokken bij aanvragen voor een Omgevings- of Evenementenvergunning, houden zij toezicht op bouw-, milieu en gebruiksactiviteiten en adviseren het bevoegd gezag over handhaving als daarbij regels worden overtreden. Bij risicovolle bedrijven beoordelen medewerkers van Risicobeheersing of het bedrijf behoort te beschikken over een bedrijfsbrandweer. Bij risicovolle bedrijven die vallen ‘onder’ het Besluit risico’s zware ongevallen 2015 voeren medewerkers van Risicobeheersing samen met collega’s van omgevingsdienst DCMR, Inspectie SZW en waterkwaliteitsbeheerders (waterschappen en Rijkswaterstaat) inspecties uit. De voorbereiding en uitvoering van deze inspecties wordt ondersteund met een landelijke voorziening, de Gemeenschappelijke InspectieRuimte (GIR).

Procedure en gunning

De aanbesteding is door middel van een mededingingsprocedure met onderhandeling uitgevoerd en in december 2018 succesvol afgerond met gunning van een opdracht aan Roxit.

Gemeente Doetinchem vervangt de datacenter IT-infrastructuur

Emtio is door gemeente Doetinchem ingehuurd om een aanbesteding te begeleiden voor de vervanging van de server-, storage- en

Meer lezen

Aanbesteding voor multidisciplinair managementinformatiesysteem bij Veiligheidsregio ZHZ afgerond

Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid heeft Emtio ingehuurd als procesbegeleider voor de aanbesteding Multidisciplinair Vakbekwa

Meer lezen

Aanbesteding Zaakgericht Werken afgerond voor Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid

Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ) heeft Emtio (in combinatie MvR & Partners /Mark van der Broek) ingehuurd om ee

Meer lezen

Europese aanbesteding VTH-oplossing bij Omgevingsdienst Twente

Omgevingsdienst Twente wenst functionaliteit te verwerven voor de ondersteuning van alle processen die betrekking hebben op V

Meer lezen
Datacenter

Procesbegeleiding Servicepunt71 voor cloudmigratie en nieuwe werkomgeving

Servicepunt71 is een shared service centrum in de vorm van een gemeenschappelijke regeling. Deelnemers aan Servicepunt71 zijn

Meer lezen
brabant water

Europese aanbesteding Brabant Water ter vervanging van Accent

Brabant Water maakt sinds 2007 gebruik van het ‘overgeërfde’ klantinformatiesysteem ‘Accent’. In een periode van

Meer lezen

Gemeenten Waterland en Landsmeer outsourcen hun IT-infrastructuur en -beheer

Emtio is door gemeente Waterland ingehuurd om de aanbesteding van de outsourcing van IT-infrastructuur met bijbehorende behee

Meer lezen
Drinkwaterbedrijf Dunea | Emtio

Emtio aan de slag bij drinkwaterbedrijf Dunea

Na een koerswijziging in de ICT-voorziening wil Dunea een belangrijk deel van haar processen in één ERP-systeem samenbrenge

Meer lezen
HVC Alkmaar mei 2008 pand close | Emtio

Emtio begeleidt Europese aanbesteding voor afvalinzamelaar HVC

Emtio is door HVC ingehuurd als procesbegeleider voor de Europese aanbesteding 'SINFIS'. Dit is de afkorting voor 'Selectie e

Meer lezen
Syntrophos Shared Service Center | Emtio

Europese aanbesteding ICT-hardware en generieke software voor Syntrophos

Het shared service centrum Syntrophos, voor de deelnemende gemeenten Brielle, Nissewaard en Westvoorne, heeft Emtio opdracht

Meer lezen