Financiën, financiële systemen en financiële administratiesysteem aanbesteden
Emtio ondersteunt en adviseert in elke fase van de financiële aanbesteding zoals bij financiële administratiesystemen.
Onze ervaring leert dat het gemeenten, provincies en overheidsbedrijven nogal eens wat moeite kost om een financieel systeem aan te besteden. Het probleem zit ‘m vaak in het opstellen van programma’s van eisen.
Emtio helpt u graag verder met:
- het zorgvuldig afstemmen van uw aanbestedingsstrategie
- het formuleren van uw doelstellingen, de scope en uw (functionele) behoeftestelling
- de procesbegeleiding (opstellen aanbestedingsdocumenten, beoordelingsdocumenten, begeleiding beoordelingen, begeleiden demo’s en usability-testen, opstellen gunningsbesluiten, contacten met leveranciers, contractbesprekingen)
Samenwerken met Emtio levert u op:
- snelle doorstart van inkoop naar project door een efficiënte en effectieve aanpak van het aanbestedingstraject
- een naar uw tevredenheid geselecteerde leverancier met bijbehorende cloud- en/of pakketoplossing
- een op maat voor het onderwerp geschreven en afgestemde overeenkomst, waarmee u ook echt een goede basis voor uw regierol creëert, zowel voor de projectfase als voor de exploitatiefase
Referenties en afgeronde projecten:
- Inkoopprojectleider selectie, implementatie, beheer cloudoplossing voor gemeente Lochem
- Aanbesteding selectie cloudoplossing voor financieel systeem voor HVC
- Inkoopprojectleider aanbesteding Waardering, Belastingen en Financiën bij gemeente Deventer
- Projectleider aanbesteding ERP bij nutsbedrijf Dunea
Geen programma van eisen
Wij vinden dat u geen programma van eisen nodig hebt. In de plaats daarvan stelt Emtio samen met u een Lichtblauwdruk (SOLL) processen op. Dit zijn beschrijvingen van de processen zoals deze binnen vrijwel alle gemeenten, en dus ook binnen uw gemeente, plaatsvinden.
Dit zijn deze processen (per opdrachtgever enigszins te nuanceren):
Daarnaast stellen we samen met onze opdrachtgever de architectuurprincipes op. Dit is een beschrijving van de technische werkomgeving (relevante IT-systemen inclusief programmatuur) en eventuele koppelvlakken (namen, versies van te koppeling applicaties en voorzieningen).
Beide documenten incorporeren wij in de aanbestedingsdocumenten, waarmee de functionele behoeftestelling compleet is. De leveranciers dienen in eerste instantie een concept van hun offerte in, nog zonder prijsstelling.
De conceptstukken worden met iedere leverancier apart doorgesproken met als doel vraag en aanbod dicht bij elkaar te brengen alvorens er tot gunning wordt overgegaan. Na afloop van de besprekingen stellen de leveranciers hun definitieve offerte op en volgt de beoordeling en gunning.
Wilt u weten hoe wij deze functionele aanpak en verduidelijkingsgesprekken in een aanbestedingsprocedure vormgeven? Neem dan contact op met ons!
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)