Inkoopprocedures: een Programma van Eisen vs. de markt

programma van eisenBij Emtio passen we bij de uitvoering van ICT-inkooptrajecten in de afgelopen twee jaar steeds minder het alom bekende ‘Programma van Eisen’ (PvE) toe. In dit artikel lichten we toe waarom.

Programma van Eisen

Vooral bij meer complexe ICT-aanbestedingen worden in de regel vuistdikke Programma’s van Eisen geschreven.

In zo’n document schrijft de opdrachtgever criteria, subcriteria en aandachtspunten die eigenlijk door de markt zouden moeten worden erkend of bepaald.

Leveranciers zijn gedwongen om deze ‘decompositie’ zonder nadenken te volgen. Immers, als zij niet instemmen met ‘eisen’ volgt uitsluiting van de inkoopprocedure. Dit leidt er toe dat het aanbod van de leveranciers minder gedifferentieerd wordt.

Andere criteria

Om die reden hanteren wij bij het begeleiden van ICT-aanbestedingen geen programma van eisen, maar een methode waar de criteria op een hoger abstractieniveau worden gespecificeerd.

Deze specificatie valt in een aantal aandachtsgebieden uiteen:

  1. doelstelling,
  2. scope
  3. en kader.

1. Doelstelling

Als een opdrachtgever een bepaald ICT-project gaat uitvoeren, zal in de meeste gevallen een business case worden uitgewerkt. De besluitvorming omtrent het wel of niet uitvoeren van het project is echter lang niet altijd op geld gebaseerd.

Er zijn vaak ook functionele baten te benoemen die tot uiting komen in de formulering van doelstellingen. Deze beoogde baten en doelstellingen vormen vaak zelfs de reden waarom het ICT-project wordt uitgevoerd.

Als we dit vertalen naar het inkooptraject dan kunnen we stellen dat de geformuleerde doelstellingen voor de markt het leidmotief vormen voor het maken van een offerte en de uitvoering van de overeenkomst (levering, implementatie en beheer). En voor de opdrachtgever vormen de doelstellingen het leidmotief voor de regie. Het is dus zaak deze doelstellingen nauwkeurig en kernachtig te formuleren.

2. Scope

Als we de doelstelling in beeld hebben, moet de scope van opdracht worden geformuleerd. Dit valt uiteen in een opsomming van de werkzaamheden die van de leverancier worden verwacht en het functionele kader waarbinnen deze werkzaamheden moeten worden uitgevoerd.

Een voorbeeld: stel dat een bedrijfsinformatiesysteem moet worden vervangen. De werkzaamheden die dan moeten worden geleverd, zijn bijvoorbeeld:

  • het beschikbaar stellen van licenties/toegangsrechten,
  • ontwerp,
  • systeeminrichting en configuratie,
  • migratie/conversie,
  • koppelingen,
  • opleidingen, en
  • onderhoud en beheer.

Het functionele kader wordt gevormd door de opsomming en beschrijving van de bedrijfsprocessen die moeten worden afgedekt.

3. Kader

Dan hebben we nog kaders nodig. Dit zijn de randvoorwaarden waarbinnen de opdracht moet worden uitgevoerd. Hierbij kan worden verwezen naar architectuurprincipes van de organisatie en/of van de branche. Grotere organisaties zijn in staat om voor het project een ‘project start architectuur’ (PSA) te maken.

Andere voorbeelden van kaders zijn:

  • beproefde standaarden,
  • geen maatwerk,
  • minimale verstoring bij versie-overgangen,
  • etc.

Kaders kunnen ook nog (aanvullend) worden gevormd door juridische voorwaarden en plafondprijzen.

Kerncompetentie van leverancier

Al met al kan dit een omvangrijke stapel informatie opleveren. Van belang is echter de vaststelling dat uitdrukkelijk niet wordt voorgeschreven welke oplossing de markt moet bieden. De leveranciers kunnen zodoende een oplossing uitwerken die heel dicht bij hun core business en kerncompetenties blijft.

Toetsen van kaders

De beschreven aanpak moet nog via een inkoopprocedure in de markt worden gezet. Het is vooral bij omvangrijke projecten verstandig om geformuleerde kaders te toetsen bij leveranciers alvorens een offerte op te vragen. Private ondernemingen kunnen hierbij een eigen keuze van leveranciers maken bij wie zij een offerte opvragen. Bij aanbestedende diensten is dit een ander verhaal, zij moeten bij grotere opdrachten Europees aanbesteden.

Nieuwe aanbestedingswet

Er is echter goed nieuws op dit vlak en dat is dat er per 1 juli 2016 een nieuwe aanbestedingswet van toepassing is. Hierin worden nieuwe of vernieuwde procedurevormen beschreven die tijdens de uitvoering van de procedures veel contact en overleg met leveranciers mogelijk maken, zoals de mededingingsprocedure met onderhandeling, de procedure van het innovatiepartnerschap en de concurrentie-gerichte dialoogprocedure.

Meer weten over IT aanbestedingen en ICT inkoop? Neem contact op met Emtio.

Flitsaanbestedingen: veel contact en toch contactloos, snel en efficiënt

Op afstand werken krijgt in deze moeilijke tijden door het coronavirus noodzakelijkerwijs een grote impuls. Tegelijkertijd d

Meer lezen
Inbesteden Centrale Overheid | Emtio

Hoe stelt de Autoriteit Persoonsgegevens boetes vast?

Afgelopen juli werd bekend dat de Autoriteit Persoonsgegevens een boete had opgelegd aan het Haga ziekenhuis voor het niet op

Meer lezen
AVG

Heeft het zin om contractueel te claimen dat gegevens alleen in Nederland of de EER mogen worden verwerkt?

Heeft het zin om contractueel te claimen dat gegevens alleen in Nederland of binnen de Europese Economische Ruimte mogen word

Meer lezen
kantoor

Meerdere contactmomenten met potentiële leveranciers tijdens een ICT aanbesteding? Natuurlijk kan dat (en rechtmatig)!

Aanbestedende diensten hebben wegens het gelijkheidsbeginsel slechts nauwe onderhandelingsruimte met inschrijvers bij een aan

Meer lezen
Softwarematige partinionering

Oracle licenties: is softwarematige partitionering op basis van VMware wel of niet toegestaan?

Vanaf 2002 verspreidt Oracle een document met de benaming ‘Oracle Partitioning Policy’. Het document is de afgelopen jare

Meer lezen
Kostenbeheersing van maatwerk | Emtio

Kostenbeheersing maatwerksoftware: welke maatregelen zijn mogelijk?

Vandaag de dag is de meeste software zogenaamde standaardsoftware. Omdat geen enkele organisatie ook echt ‘standaard’ is,

Meer lezen
Aanbesteding collusie | Emtio

Inschrijvingen op aanbestedingen door verbonden ondernemingen

Als gevolg van overnames en fusies en dergelijke kunnen verhoudingen binnen een markt op elk moment veranderen. Voor aanbeste

Meer lezen
programma van eisen

Inkoopprocedures: een Programma van Eisen vs. de markt

Bij Emtio passen we bij de uitvoering van ICT-inkooptrajecten in de afgelopen twee jaar steeds minder het alom bekende 'Progr

Meer lezen
Serverroom Service Level Agreement (SLA) | Emtio

SLA opstellen: vanuit de opdrachtgever of vanuit de leverancier?

Emtio begeleidt regelmatig outsourcingsprojecten waarbij ICT-beheer geheel of gedeeltelijk wordt uitbesteed. Daarbij zorgen w

Meer lezen

ERP aanbestedingen: 10 overwegingen voor je begint

Ik was de afgelopen maanden, en ook op dit moment, betrokken in meerdere ERP-aanbestedingen. ERP, afkorting voor ‘Enterpris

Meer lezen