Emtio begeleidt leveranciersselectie IT-infrastructuur Junis Kinderopvang
Al sinds 1970 is Junis Kinderopvang een vertrouwde opvoedpartner voor ouders in Alphen aan den Rijn en omgeving. Met circa 90 opvanglocaties in de gemeenten Alphen aan den Rijn, Bodegraven-Reeuwijk en Zoetermeer ondersteunt Junis dagelijks de ontwikkeling van kinderen van nul tot dertien jaar. De IT-afdeling op het servicebureau in Alphen aan den Rijn ondersteunt alle locaties bij de daarvoor noodzakelijke informatievoorziening. De IT-afdeling werd daarbij ondersteund door een externe IT-dienstverlener.
Selecteren van een nieuwe IT-partner
Junis stond voor een belangrijke strategische keuze: hoe kon de informatievoorziening en onderliggende IT-infrastructuur beter aansluiten op de huidige én toekomstige behoeften? Junis besloot een offertetraject in gang te zetten voor de selectie van een nieuwe IT-partner. Junis wilde een IT-partner die actief meedenkt, advies geeft en risico’s signaleert. De nieuwe IT-partner moest het interne team versterken door stabiel beheer, proactieve monitoring, gestructureerde supportprocessen en duidelijke communicatie.
Deze ‘opdracht’ besloeg alle relevante domeinen. Binnen de infrastructuur lag de nadruk op standaardisatie, cloudadoptie via Microsoft Azure, informatieveiligheid en identity management via HelloID.
Voor verschillende applicaties was ondersteuning gewenst bij lifecycle-management, adoptie en optimalisatie. Op het gebied van security werden hoge eisen gesteld, inclusief continuïteitsmaatregelen en ondersteuning bij wet- en regelgeving. De nieuwe IT-partner moest technische expertise combineren met strategisch inzicht en een sleutelrol vervullen in de verdere digitalisering van Junis.
Omdat de bestaande IT-dienstverlener al meer dan twintig jaar betrokken was bij Junis, lag veel technische kennis en historisch inzicht buiten de eigen organisatie. Dat maakte het lastig om nieuwe offertes onafhankelijk en scherp te beoordelen, zowel op technische kwaliteit als op marktconformiteit.
Er was een offerte-uitvraag opgesteld en meerdere leveranciers deden een aanbieding. De voorstellen liepen sterk uiteen. Dat riep direct vragen op: sloot de uitvraag aan op de werkelijke informatiebehoefte? En bood het beoordelingskader voldoende houvast voor een objectieve vergelijking?
Junis koos voor een gestructureerde aanpak en schakelde daarvoor Emtio in.
Het goed kunnen vergelijken van verschillende IT-aanbieders
Emtio maakte eerst een analyse van de bestaande IT-dienstverlening om duidelijk te maken waar verantwoordelijkheden lagen. Vervolgens toetsten wij de eerder door Junis opgestelde offerte-uitvraag en het beoordelingskader kritisch op aansluiting bij de doelen van Junis.
Een goede uitvraag voor IT-diensten opstellen
Wij scherpten de uitvraag aan met aanvullende vragen op het gebied van techniek, kwaliteit, compliance en security. Ook voegden wij een concreet technisch vernieuwingsvraagstuk toe, zodat leveranciers moesten laten zien hoe hun oplossing bijdroeg aan de toekomstige ontwikkelrichting van Junis.
De prijsuitvraag werd gespecificeerd naar implementatiekosten, exploitatiekosten en uurtarieven, inclusief licenties, beheer per gebruiker, back-up en monitoring. Het beoordelingskader werd herijkt met een helder onderscheid tussen kwaliteitscriteria, knock-outeisen en geschiktheidseisen. Zo werden de aanbiedingen beter vergelijkbaar.
Het maken van de juiste keuze voor een nieuwe IT-partner
Emtio begeleidde Junis bij de leverancierspresentaties en toetste de opnieuw uitgebrachte offertes op technische inhoud, prijsstelling en marktconformiteit. De bevindingen zijn vastgelegd in een advies- en bevindingennotitie ter ondersteuning van de bestuurlijke besluitvorming.
De keuze viel op SLTN IT Services B.V. als nieuwe IT-partner. Junis kon die keuze onderbouwd maken, op basis van een objectieve afweging van kwaliteit en prijs met transparante beoordelingscriteria. Het resultaat was een inzichtelijk selectieproces waarin kwaliteit en prijs in de juiste balans zijn beoordeeld, en een IT-oplossing die aantoonbaar aansluit bij de ambities en informatiebehoefte van de organisatie.
Het traject versterkte daarnaast de regierol van Junis op de eigen informatievoorziening en IT. Daarmee is Junis digitaal nu goed voorbereid op de toekomst.
