Vandaag de dag is de meeste software zogenaamde standaardsoftware. Omdat geen enkele organisatie ook echt ‘standaard’ is, kan dit type software vaak via ‘parametrisering’ worden aangepast aan de wensen van de gebruiker. In de praktijk blijkt echter regelmatig dat niet iedere behoefte van de klant op deze wijze te realiseren is en dat maatwerk noodzakelijk is. De vraag is dan: “Hoe zorg je er als afnemer voor dat de leverancier geen carte blanche heeft bij het bepalen van de prijs voor het maatwerk?”
Maatregelen
De meest voor de hand liggende oplossing, concurrentie stellen, is in de praktijk vaak niet mogelijk. De behoefte aan maatwerk blijkt bijvoorbeeld pas na aanschaf van de software.
Ook is het soms lastig om maatwerk al tijdens het inkooptraject te specificeren. Tenslotte staat de leverancier vaak niet toe dat een derde maatwerk levert voor ‘zijn’ software. Toch kan de afnemer een aantal maatregelen nemen om de kosten van het maatwerk te beheersen.
Raamovereenkomst
Voor sommige veelgebruikte software kunnen meerdere partijen maatwerk leveren en kan het maatwerk mogelijk wel in concurrentie worden uitgevraagd. Tijdens het inkooptraject kan hier al rekening mee worden gehouden, bijvoorbeeld door het gunnen van een raamovereenkomst.
Begrotingsmodellen
Een andere mogelijkheid is om tijdens het inkooptraject te vragen naar de manier waarop de leverancier maatwerk begroot.
Er bestaan diverse begrotingsmethoden en -modellen:
De leverancier kan bijvoorbeeld uitgaan van de omvang van het maatwerk, uitgedrukt in regels code, of in functiepunten.
Daarnaast kan hij rekening houden met de productiviteit van zijn ontwikkelteam en met andere kostenbepalende factoren, zoals de complexiteit van het maatwerk en zijn ervaring met vergelijkbare projecten.
Ook kun je vragen of de leverancier processen heeft geïmplementeerd om op een systematische manier te leren van uitgevoerde projecten. In de literatuur wordt benadrukt dat begrotingsmodellen moeten worden aangepast voor de eigen ontwikkelomgeving (gekalibreerd).
Tenslotte kun je eisen dat de leverancier de begroting specificeert naar de diverse stadia van het project, zoals het opstellen van de functionele en technische specificaties, het daadwerkelijke programmeren en het testen.
De antwoorden van de leverancier zorgen voor een zekere transparantie van zijn manier van begroten. Hoewel transparantie op zichzelf geen garantie is voor een marktconforme prijs, geeft het de afnemer wel de mogelijkheid om met de leverancier van gedachten te wisselen over de door de leverancier gemaakte keuzes en om op deze wijze tot een begroting te komen, die is gebaseerd op voor beide partijen aanvaardbare uitgangspunten.
Marge
Een laatste mogelijkheid om de kosten van maatwerk te beheersen is door contractueel vast te leggen dat de marge op maatwerk niet hoger mag zijn dan de marge op de aangeboden standaardsoftware en de implementatie daarvan.
Dit betekent overigens niet dat de leverancier zijn marge bekend hoeft te maken. Bij inkooptrajecten wordt bij de leverancier de verwachte marge vaak intern gerapporteerd. Ook de marge op het maatwerk kan worden vastgesteld. Een (onafhankelijke) derde deskundige (bijvoorbeeld een accountant of auditor) kan controleren of de leverancier zich aan de afspraak houdt.
Conclusie
Hoewel er op het moment dat maatwerk aan de orde is vaak geen concurrentie meer is, kan een afnemer tijdens het inkooptraject een aantal maatregelen nemen om grip te houden op de kosten van dat maatwerk. De klant kan bijvoorbeeld openheid verlangen over de wijze van begroten van de leverancier, waardoor het mogelijk wordt om de uitgangspunten van de leverancier toetsen. Ook kan een klant met de leverancier afspraken maken over de marge op het maatwerk.
Meer weten?
Bent u op zoek naar advies over maatwerksoftware? Imtio helpt je graag verder. Neem contact op via het contactformulier of mail naar info@emtio.nl.
