Op vrijdag 2 augustus ondertekenden de directeuren van Brabant Water en het Belgische Ferranti Computer Systems de overeenkomst voor het op basis van een cloudvoorziening ter beschikking stellen, implementeren en beheren van een nieuw Klantinformatiesysteem. Emtio was bij dit aanbestedingsproject als procesbegeleider actief en heeft de aanbestedingsstrategie ontwikkeld, de aanbesteding procedureel begeleid en alle benodigde contractdocumenten opgesteld.
Brabant Water maakt sinds 2007 gebruik van het ‘overgeërfde’ klantinformatiesysteem ‘Accent’. In een periode van tien jaar is Accent uitgegroeid tot het meest centrale informatiesysteem binnen het applicatielandschap van Brabant Water, met een hoge mate van maatwerk op de processen en business logica van Brabant Water.
Accent processen
Accent ondersteunt de ‘Klant en Markt’ processen: 
- Factureren, beheren debiteuren, incasseren
- Verkrijgen en verwerken meterstanden
- Onderhouden klantcontacten
- Verlenen van water-gerelateerde diensten
- Daarnaast dient Accent als informatiebron voor andere primaire processen:
- Verwisselen en onderhouden watermeters
- Controletaak binnen installaties (inspecties)
Omdat de basis van Accent niet langer wordt ondersteund door Oracle is Brabant Water genoodzaakt Accent te vervangen. Als aanbestedende dienst is Brabant Water verplicht hiervoor een Europese aanbesteding uit te schrijven.
Procesbegeleiding
Emtio heeft in 2016 een vergelijkbare aanbesteding bij Dunea begeleid waarbij de scope echter uitgebreider was (ERP). Nadat Brabant Water een bezoek aan onder meer Dunea deed is Emtio gevraagd de procesbegeleiding van de Europese aanbesteding van Brabant Water te verzorgen. De behoeftestelling is niet op basis van een programma van eisen verwoord, maar is in zijn geheel functioneel verwoord, op basis van een zogenaamde ‘Lichtblauwdruk SOLL processen’ dat als een belangrijk onderdeel in een ‘Project Start Architectuur’ is opgenomen.
Uitvoering
De aanbesteding is via een ‘onderhandelingsprocedure met publicatie’ uitgevoerd waarbij een uitgebreide marktconsultatie tijdens de aanbestedingsprocedure is gehouden. Op basis van een gepubliceerde Selectieleidraad zijn drie aanbieders geselecteerd voor deelname aan de consultatie. Zij ontvingen vervolgens een ‘Voorlopig’ Beschrijvend Document waarin enkele tientallen gerichte vragen werden gesteld over de eigen behoeftestelling van Brabant Water in combinatie met de mogelijkheden van (het aanbod van) de geselecteerde marktpartijen. De vragen werden schriftelijk beantwoord en de antwoorden zijn allen tijdens de consultatieronden mondeling toegelicht waartoe elke aanbieder apart in de gelegenheid is gesteld.
Met behulp van de aangereikte informatie is het ‘Definitieve’ Beschrijvend Document opgesteld waarna de aanbieders een voorlopige inschrijving konden indienen, bestaande uit een concept projectaanpak, een concept oplossingsvoorstel, een concept service level agreement en een concept kansendocument. De ingediende concepten werden vervolgens per aanbieder uitgebreid doorgesproken. Daarna dienden de aanbieders de definitieve inschrijving in, vergezeld van de inschrijvingsprijs.
Naast het indienen van deze stukken, de kwaliteitsdocumenten, dienden de aanbieders op basis van eenvoudige use cases een ‘usability-test’ te ondergaan. Ook zijn er interviews afgenomen.
Op basis van de integrale beoordeling van alle kwaliteitsaspecten in combinatie met de inschrijvingsprijs kwam Ferranti Computer Systems als winnaar uit de aanbesteding. Tijdens de verificatieperiode zijn de contracten (een samenwerkingsovereenkomst, een overeenkomst van opdracht, een verwerkersovereenkomst en het service level agreement) en een dossier financiële afspraken vastgesteld. De opdracht is voor een onbepaalde looptijd gegund.
Doorlooptijd
De voorbereidingsfase van de aanbesteding startte in week 47 (2018) waarna op 25 januari 2019 de aankondiging op TED plaatsvond. Op 2 augustus 2019 vond ondertekening van de overeenkomsten plaats. De aanbesteding is geheel binnen de vooraf vastgestelde planning en budget uitgevoerd.
Meer informatie
Meer informatie over Emtio of over onze dienstverlening bij IT aanbestedingen? Bekijk de pagina: IT aanbesteding
