Bedrijfsinformatiesystemen is een bekende verzamelnaam voor een veelheid aan applicatieoplossingen, die als pakketoplossing of als cloudoplossing worden aangeboden. Deze oplossingen kunnen een veelheid van bedrijfsfuncties ondersteunen. Dit gebeurt vaak op 1 van deze 2 manieren:
- Als ‘best of breed’ oplossing: bijvoorbeeld bij HRM-pakketten, financiële pakketten, belastingpakketten, waarderingspakketten, pakketten voor vergunningen, toezicht en handhaving, dms, cms en meer.
- Als geïntegreerde oplossing, vaak ter ondersteuning van meerdere bedrijfsprocessen (ERP-pakketten).
Alleen de software of ook de uitvoering?
Leveranciers richten zich op ontwikkeling, inrichting en beheer. Maar zouden zij zich ook niet meer op het uitvoeren van de processen kunnen richten die met de oplossingen worden ondersteund? Het is natuurlijk ook een kwestie van vraag en aanbod, want andersom zou je de vraag kunnen stellen waarom gemeenten en vele andere publiekrechtelijke instellingen niet vaker een afweging maken om een bedrijfsproces geheel of gedeeltelijk uit te besteden.
Bedrijfsprocessen wel of niet uitbesteden
Ik noem een voorbeeld. Een HRM-pakket (of e-HRM of personeelsinformatiesysteem) is bij vele gemeenten en publiekrechtelijke instellingen aanwezig, lokaal geïmplementeerd of als clouddienst (SaaS) door een leverancier ter beschikking gesteld. Het HRM-pakket biedt ondersteuning voor de uitvoering van personeelsprocessen en salarisverwerking.
Salarisverwerking wordt in veel gevallen al in zijn geheel uitbesteed, maar de uitvoering van personeelsprocessen niet. Voor de afweging om uw bedrijfsproces wel of niet uit te besteden (‘business process outsourcing’) kunnen natuurlijk vele argumenten worden ingebracht, vanuit vele invalshoeken. Vaak is wel een kenmerkende eigenschap dat een uitbesteed bedrijfsproces niet tot de kerntaken van een organisatie behoort maar een ondersteunende taak betreft.
Wat zou dit betekenen voor de aanbesteding?
Het lijkt mij interessant om dit ook eens vanuit de aanbestedingsrechtelijke invalshoek te beschouwen. Ik gebruik daarbij het HRM-pakket als voorbeeld maar de uiteenzetting geldt voor vele andere bedrijfsprocessen. Gemeenten en overige publiekrechtelijke instellingen moeten de aankoop van en HRM-pakket in de regel Europees aanbesteden als de waarde van de ‘opdracht’ de EG-drempel overschrijdt. Tot 1 januari 2022 is deze voor gemeenten en publiekrechtelijke instellingen vastgesteld op € 214.000,- exclusief BTW.
De ‘opdracht’ bestaat in de regel uit het op basis van gebruiksrechten beschikbaar stellen van de oplossing, de implementatie en het beheer. De kosten hiervan worden bij elkaar opgeteld waarbij de looptijd van de overeenkomst wordt meegenomen. Wat betekent het voor de aanbestedingsplicht als een gemeente of publiekrechtelijke instelling zou besluiten om het HRM-proces en de salarisverwerking compleet uit te besteden? In dat geval kan § 2.2.1.8 van de Aanbestedingswet worden toegepast.
Hogere aanbesteding zorgt voor vereenvoudigde regeling
Voor opdrachten die op basis van deze paragraaf worden aanbesteed geldt een aanzienlijke hogere EG-drempel, namelijk € 750.000,- exclusief BTW. En als de opdracht over de drempel heen gaat geldt een sterk vereenvoudigde regeling met meer vrijheden voor de gunning, geen verplichte minimumtermijnen en geen bezwaartermijn. Deze paragraaf ziet toe op overheidsopdrachten voor sociale en specifieke diensten. Dan is natuurlijk de vraag wat hieronder wordt verstaan.
In artikel 2.38 van de Aanbestedingswet wordt hiervoor verwezen naar Bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU waarin de diverse sociale en specifieke diensten verder zijn verbijzonderd naar zogenaamde CPV-codes. In deze Bijlage worden onder meer CPV-codes voor administratieve diensten opgesomd en meer specifiek ook voor ‘Administratieve diensten voor bedrijfsactiviteiten’ (CPV-code 75112000-4). Vrijwel alle diensten die op basis van de bedrijfsinformatiesystemen door een leverancier kunnen worden geleverd kunnen onder deze categorie vallen.
Ik wil hiermee geenszins een advies geven om vanwege deze reden voor uitbesteding te kiezen, maar als een dergelijk besluit wordt overwogen kan dit principe wel degelijk een rol spelen.
Twijfelt u?
Twijfelt u tussen een enkel het systeem of een complete oplossing voor uw bedrijfsinformatiesystemen? Emtio helpt u graag bij het maken van de juiste keuze. Neem contact op via het contactformulier of bel naar 010-3072781.
